Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

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Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Wenn Sie Excel-Tabellen verwenden, um Daten von anderen Personen zu sammeln, stellen Sie jedoch fest, dass sie häufig Ihre sorgfältig geplanten Zellen mit der falschen Art von Informationen füllen, Datenvalidierung kann helfen.

Mit diesem Tool können Sie bestimmte Zellen so einschränken, dass nur korrekt formatierte Daten zulässig sind. Wenn jemand etwas eingibt, das nicht da sein soll & wie „Mittagessen am Flughafen“ anstelle von &ldquot; $ 15.68 ” auf einer Spesenabrechnung – Excel lehnt die Eingabe ab, bis sie es richtig gemacht hat. Betrachten Sie es als eine passiv-aggressive Art und Weise, um sicherzustellen, dass die Leute Ihre Zeit nicht verschwenden.

Als Beispiel hier das grundlegende Spesenbericht-Arbeitsblatt für How-To Geek. Lassen Sie uns sagen, dass wir sicherstellen wollen, dass Personen nur numerische Werte, die als Währung formatiert sind (d. H. Einige Ziffern, gefolgt von einem Dezimalpunkt, gefolgt von zwei weiteren Ziffern), in bestimmte Zellen eingeben.

Wählen Sie zuerst alle Zellen aus, die Sie einschränken möchten.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Wechseln Sie zu den „Daten ” Registerkarte auf der Multifunktionsleiste, und klicken Sie dann auf die „Data Validation ” Taste. Wenn Ihr Fenster nicht in voller Größe ist und Sie die Beschriftungen nicht sehen können, ist es das Symbol mit zwei horizontalen Kästchen, einem grünen Häkchen und einem roten gekreuzten Kreis.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Im Datenüberprüfungsfenster, in den „Einstellungen“ Tab, klicken Sie auf das „Erlauben ” Dropdown-Menü. Hier können Sie eine bestimmte Art von Eingabe für die ausgewählten Zellen festlegen. Für unsere Spesenabrechnung bestehen wir darauf, dass Benutzer eine Zahl mit zwei Dezimalwerten eingeben, so dass wir das „Dezimal“ -Wert auswählen würden. Möglichkeit. Sie können auch andere Kriterien auswählen, z. B. sicherstellen, dass eine Zelle Text, eine Uhrzeit oder ein Datum, Text einer bestimmten Länge oder sogar Ihre eigene benutzerdefinierte Validierung enthält.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Welche Art von Daten Sie auch auf dem „Erlauben ” dropdown ändert die Optionen, die Ihnen für den Rest der “ Einstellungen ” Tab. Da wir einen numerischen Wert haben wollen, der der Währung entspricht, setzen wir die „Daten ” Drop-Down auf das " zwischen ” Rahmen. Dann konfigurieren wir einen Mindestwert von 0,00 und einen Maximalwert von 10000,00, was mehr als genug ist, um unsere Bedürfnisse zu decken.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Um es zu testen, klicken Sie auf „OK ” um die Validierungseinstellungen anzuwenden, und versuchen Sie dann, einen falschen Wert einzugeben. Zum Beispiel, wenn wir “ Pfannkuchen ” Für den Frühstückswert anstelle der Kosten der Mahlzeit erhalten wir eine Fehlermeldung.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Das schränkt die Leute zwar ein, nur die richtigen Daten einzugeben, sie gibt ihnen aber keine Rückmeldung darüber, um welche Art von Daten es sich handelt erforderlich. Also, lass es auch einrichten.

Gehen Sie zurück zum Datenvalidierungsfenster (Daten > Datenvalidierung auf der Multifunktionsleiste). Sie haben hier zwei Optionen (und Sie können beide verwenden, wenn Sie möchten). Sie können die " Eingabemeldung ” Wenn Sie eine Popup-QuickInfo auswählen, zeigen Sie Personen den gewünschten Datentyp an, wenn sie eine Zelle auswählen, für die die Datenvalidierung aktiviert ist. Sie können auch die " Fehlermeldung ” Registerkarte, um den Fehler anzupassen, den sie sehen, wenn sie den falschen Datentyp eingeben.

Lassen Sie uns zu der " Eingabemeldung ” Registerkarte zuerst. Stellen Sie hier sicher, dass die Eingabe-Meldung angezeigt wird, wenn die Zelle ausgewählt ist ” Option ist eingeschaltet. Geben Sie dann Ihrem Eingabe-Tooltip einen Titel und etwas Text. Wie Sie unten sehen können, genügt ein Klick in eine der Zellen, um die Nachricht zu zeigen, was die Leute erwartet haben.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Auf der " Fehlerwarnung ” Sie können die Fehlermeldung anpassen, die Benutzer sehen, wenn sie den falschen Datentyp eingeben. Stellen Sie sicher, dass die Fehlermeldung nach ungültigen Daten angezeigt wird ” Option ist eingeschaltet. Wählen Sie einen Stil für Ihre Fehlermeldung aus dem &stil; Style ” Dropdown-Liste. Sie können mit einem Stop (der rote Kreis mit dem X), Warnung (gelbes Dreieck mit einem Ausrufezeichen) oder Informationen (blauer Kreis mit einem Kleinbuchstaben „I“), abhängig davon, wie stark Sie möchten, dass die Nachricht zu kommen .

Geben Sie einen Titel für Ihre Nachricht ein, den Text der Nachricht selbst, und drücken Sie dann „OK ”“. beenden.

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Wenn nun jemand versucht, falsche Daten einzugeben, ist diese Fehlermeldung etwas hilfreicher (oder sarkastisch, falls Sie das bevorzugen).

Wie man die Dateneingabe in Excel mit Daten-Validierung

Es ist ein wenig zusätzlicher Aufwand beim Einrichten der Datenvalidierung, aber Sie können später viel Zeit sparen, wenn Sie Tabellenkalkulationen für verwenden Daten von anderen Personen sammeln. Es ist sogar nützlich, um Ihre eigenen Fehler zu vermeiden. Und das ist doppelt wahr, wenn Sie formu eingerichtet habenlas oder jede Art von Automatisierungsaufgaben, die auf diesen Daten beruhen.

q , quelle

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