So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

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So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Angesichts der Tatsache, dass Microsoft PowerPoint-Präsentationen im Allgemeinen mit zahlreichen Bildern, Gifs, eingebetteten Videos, Diagrammen, Grafiken und anderen Inhalten versehen sind, ist dies keine Überraschung Sie erhalten einige ziemlich große Dateien. Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, mit denen Sie die Dateigröße einer Präsentation verringern können.

Große Dateien können ärgerlich sein. Sie belegen viel Speicherplatz, verlangsamen die Wiedergabeleistung und können dazu führen, dass E-Mails aufgrund einer Überschreitung der Dateigrößenbeschränkung zurückprallen. Sie können all dies verhindern, indem Sie die Dateigröße Ihrer Präsentation reduzieren.

Wir haben es bereits erwähnt, aber das erste, woran Sie denken, wenn Sie die Reduzierung der Dateigröße in Betracht ziehen, sind Bilder – und das aus gutem Grund. Bilddateien können sehr groß sein. Sie können verschiedene Schritte ausführen, um die Größe zu verringern, z. B. das Komprimieren der Bilder in der Präsentation. Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihre PowerPoint-Datei aufgrund von Bildern so groß ist, lesen Sie unbedingt den Artikel, den wir zum Reduzieren der Größe von Office-Dokumenten mit Bildern verfasst haben.

RELATED: So reduzieren Sie die Größe eines Microsoft Word-Dokuments:

Wir müssen Ihnen einige zusätzliche Tipps hinzufügen Befolgen Sie diese Schritte, müssen Sie jedoch die Dateigröße Ihrer Präsentation reduzieren.

Konvertieren Ihrer Präsentation in das PPTX-Format

Microsoft hat das PPTX-Format in Office 2007 veröffentlicht. Dennoch ist es nicht ungewöhnlich, dass PPT-Dateien im Umlauf sind. Was ist der Unterschied zwischen einer PPT- und einer PPTX-Datei? Die PPTX-Version komprimiert den gesamten Inhalt der Präsentation. Wenn Sie über eine PPT-Datei verfügen und diese in eine PPTX-Datei konvertieren, wird die Dateigröße verringert.

Das Konvertieren der Datei ist so einfach wie das Drücken einer Taste und das Auswählen des Dateityps. Öffnen Sie Ihre PPT-Datei und wechseln Sie zur “ Datei ”

So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Der Windows-Datei-Explorer wird angezeigt. Sie werden feststellen, dass der Dateityp auf „PowerPoint-Präsentation“ eingestellt ist. Dies ist der PPTX-Dateityp. Klicken Sie auf „Speichern“.

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Ihre PPT-Datei wird jetzt in eine PPTX-Datei konvertiert. Wie Sie sehen, wurde die Größe der Datei verringert.

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HTG Presentation 2 ist unsere PPT-Datei und HTG Presentation 3 ist unsere PPTX-Datei. Durch das bloße Konvertieren des Dateityps wurde die Größe um 335 KB verringert.

Obwohl dies kein atemberaubender Rückgang der Dateigröße ist, haben wir es geschafft, die Dateigröße eines Word-Dokuments von 6.001 KB auf 721 KB zu reduzieren. Es hängt alles davon ab, was in der Datei enthalten ist. Mit etwas Glück ist dies der einzige Schritt, den Sie unternehmen müssen. Wenn nicht, lies weiter.

Bilder einfügen – Nicht kopieren und einfügen

Es ist verlockend, ein Bild in PowerPoint zu kopieren und einzufügen, anstatt die Einfügefunktion zu verwenden. Dies ist kein Problem, wenn Sie sich keine Gedanken über die Dateigröße machen. Wenn dies jedoch der Fall ist, achten Sie auf das Kopieren und Einfügen. Möglicherweise wird Ihr Bild in BMP oder PNG umformatiert. Warum ist das ein Problem? Beide Dateiformate sind größer als JPG.

So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Im obigen Screenshot sehen Sie, dass die PNG-Datei 153 KB groß ist, verglichen mit der 120 KB großen JPG-Datei desselben Bildes. Jedes Mal, wenn Sie eine JPG-Datei kopieren und in PowerPoint einfügen und diese in PNG konvertiert wird, wird der Präsentation eine unnötige Dateigröße hinzugefügt. Mit der Einfügefunktion stellen Sie sicher, dass Ihre Bilder wie vorgesehen eingefügt werden.

Bearbeiten von Bildern in einem Bildeditor und nicht in PowerPoint

Wenn Sie ein Bild in PowerPoint einfügen, sollten Sie sicherstellen, dass keine Änderungen erforderlich sind. Wenn Änderungen erforderlich sind, sollten Sie dies in einem Bildeditor tun. Warum? Wenn Sie Ihr Bild mit PowerPoint bearbeiten, werden alle diese Änderungen als Teil der Präsentation gespeichert. Wenn Sie beispielsweise ein Bild in Schwarzweiß ändern, behält PowerPoint auch das Vollfarbenbild bei. Das ist eine Menge zusätzlicher Happen, die aufbewahrt werden.

Wenn Sie keinen Bildeditor haben (oder nur PowerPoint verwenden müssen), weisen Sie PowerPoint an, alle überschüssigen Daten zu verwerfen, die bei den Bearbeitungen gespeichert wurden. Dies spart Ihnen nicht so viel Platz wie die Arbeit in einem dedizierten Editor, hilft jedoch.

Alle Bilder in Ihrer Präsentation komprimieren

Sie können Bilder in PowerPoint einzeln oder alle gleichzeitig komprimieren. Wenn Sie auf der Suche nach Letzterem sind, erfahren Sie hier, wie.

Öffnen Sie Ihre Präsentation und wechseln Sie zum “ Datei ” Registerkarte, und wählen Sie dann “ Speichern unter ” im linken Bereich.

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Wählen Sie als Nächstes “ Weitere Optionen ” Diese finden Sie unter dem Bereich, in dem Sie Ihre Datei benennen und den Dateityp auswählen.

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Das “ Speichern unter ” Dieses Mal wird ein Fenster mit einigen zusätzlichen Optionen angezeigt. Neben dem “ Speichern ” Klicken Sie auf die Schaltfläche “ Extras. ”

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Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü “ Bilder komprimieren. ” p>

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Die Funktion “ Bilder komprimieren ” Fenster erscheint. Hier können Sie die Auflösungsart der Bilder (basierend auf PPI) in der Präsentation auswählen. Sie werden auch feststellen, dass Sie nicht in der Lage sind, die Option “ Nur auf dieses Bild anwenden ” Option in den “ Komprimierungsoptionen ” Gruppe. Dies liegt daran, dass diese Option aufgrund des Zugriffs auf dieses Tool nicht verfügbar ist.

Hinweis: Wenn Sie ein einzelnes Bild komprimieren möchten, wählen Sie es aus und wechseln Sie zu Bildtools-Format > Bilder komprimieren.

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf „OK“.

So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Speichern Sie unbedingt Ihre Auswahl Präsentation danach.

Verwenden Sie keine eingebetteten Schriftarten

Wir erfahren, warum Sie möglicherweise Schriftarten einbetten möchten, die unter dem Motto „Star Wars“ angezeigt werden, und als Folge davon können Sie alle freigeben Es ist unwahrscheinlich, dass der Präsentation mit diese speziellen Schriftarten zur Verfügung stehen. Durch das Einbetten der Schriftarten in Ihre Präsentation können Probleme auf der ganzen Linie vermieden werden. Dies geht jedoch zu Lasten einer höheren Dateigröße.

Im Allgemeinen empfehlen wir, die Einbettung von Schriftarten zu deaktivieren, es sei denn, Sie sind sicher, dass Sie eine bestimmte Schriftart anzeigen müssen.

Gehen Sie zur “ Datei ” Tabulator und wählen Sie “ Optionen ” am unteren Rand des linken Fensters.

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Auf dem “ Speichern ” Tab, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen “ Schriften in die Datei einbetten ” Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf „OK“.

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Wir haben eine Kopie unserer Präsentation mit allen eingebetteten Schriftarten, ohne eingebettete Schriftarten und mit gespeichert nur die in der Präsentation verwendeten Schriften eingebettet. Schauen Sie sich den Unterschied an, wenn die Dateigrößen:

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Noch überzeugt?

Verknüpfen mit Dateien, anstatt sie einzubetten

Berücksichtigen Sie den Unterschied in der Dateigröße, wenn Sie ein gesamtes YouTube-Video in Ihre Präsentation einbetten, anstatt eine Verknüpfung zu diesem Video herzustellen. Durch das Einbetten eines gesamten Videos wird die Größe Ihrer Präsentation erheblich erhöht. Das Einbetten einer Datei im Vergleich zum Verknüpfen mit einer Datei (z. B. wenn der Empfänger möglicherweise keinen Internetzugang hat, um das Video abzuspielen) bietet sicherlich einige wertvolle Vorteile. Wenn es jedoch um die Dateigröße geht, tun Sie dies einfach nicht.

Speichern Sie kein Miniaturbild für die Präsentation.

In Office können Sie vor langer Zeit Miniaturbilder Ihrer Präsentation speichern, damit Sie bei der Suche nach der Datei eine Vorschau erhalten im Datei-Explorer. Windows wurde immer ausgefeilter, sodass hierfür nicht mehr die Hilfe von Office-Anwendungen erforderlich ist. Die Option ist jedoch weiterhin verfügbar.

Wir haben einen kleinen Test durchgeführt, um den Unterschied in der Dateigröße mit und ohne aktivierter Option festzustellen. Hier sind die Ergebnisse:

So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Mit aktivierter Thumbnail-Option betrug unsere Dateigröße 2.660 KB. Ohne aktivierte Option wurde die Dateigröße auf 2.662 KB reduziert, wodurch insgesamt 7 KB gespart wurden.

Dies ist eine ziemlich kleine Speicherung, aber als wir es mit einem Word-Dokument getestet haben, war der Unterschied beträchtlich: Es wurden 721 KB ohne aktivierte Option und 3.247 KB mit aktivierter Option angezeigt.

Dies ist zwar eine große Lücke zwischen Anwendungen und es ist nicht genau klar, warum der Unterschied so groß ist, aber es ist immer noch eine Option, die es wert ist, erkundet zu werden. Öffnen Sie zum Deaktivieren der Funktion Ihre Präsentation und wechseln Sie zu “ Datei ” Registerkarte, und wählen Sie dann “ Eigenschaften ” auf der rechten Seite gefunden, dann “ Erweiterte Eigenschaften. ”

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Sie befinden sich jetzt in der “ Zusammenfassung ” Registerkarte der “ Eigenschaften ” Fenster. Deaktivieren Sie im unteren Bereich des Fensters das Kontrollkästchen neben “ Vorschaubild speichern ” und klicken Sie dann auf „OK“.

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Persönliche und verborgene Informationen aus Ihrer Präsentation entfernen

Microsoft Office wird gespeichert Ihre persönlichen Daten (wie Autorennamee) und versteckte Eigenschaften in Ihrer Präsentation. Wenn Sie diese Informationen löschen, können Sie ein wenig Platz sparen.

Öffnen Sie Ihre Präsentation und navigieren Sie zu “ Datei ” Wählen Sie auf der Registerkarte “ Auf Probleme prüfen ” Option, und wählen Sie dann “ Dokument prüfen. ”

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Der “ Dokumentinspektor ” Fenster erscheint. Stellen Sie sicher, dass die Optionen “ Dokumenteigenschaften und Persönliche Informationen ” Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie dann auf „Überprüfen“.

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Wählen Sie im nächsten Fenster „Alle entfernen“. Die Informationen werden nun entfernt und Sie sparen ein paar KB Speicherplatz.

Automatische Wiederherstellung deaktivieren

Wir empfehlen dies nicht unbedingt, und es sollte nur als letzter Ausweg verwendet werden. AutoWiederherstellen ist ein unverzichtbares Tool in Office. Wenn Sie vor dem Speichern ein Dokument verloren haben, wissen Sie genau, was wir meinen.

Jedes Mal, wenn Office AutoRecover verwendet, wird die Größe der Datei geringfügig erhöht. Um die automatische Wiederherstellung zu deaktivieren, wechseln Sie zu “ Datei ” Tabulator und wählen Sie “ Optionen ” finden Sie am unteren Rand des linken Fensters.

So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Im “ Speichern ” Registerkarte der “ Optionen ” Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben “ Automatische Wiederherstellung aller xx Minuten speichern. ”

So reduzieren Sie die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation

Wenn Sie die Präsentation sofort speichern und beenden Sie werden keinen Unterschied bemerken. Mit der Zeit fügt die AutoWiederherstellen-Funktion Ihrer Datei jedoch KB hinzu, während Sie die Präsentation fortsetzen.

Alles in eine neue Präsentation kopieren

Während Sie Ihre Präsentation erstellen, speichert PowerPoint verschiedene Dinge im Hintergrund, um Ihnen dabei zu helfen. Wir haben bereits erwähnt, wie Sie viele dieser Funktionen deaktivieren, von PowerPoint gespeicherte Daten löschen und so weiter. Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, dass etwas durch die Ritzen gerutscht ist, und PowerPoint hat einige Informationen gespeichert, die Sie nicht benötigen. Das Kopieren Ihrer Inhalte in eine neue Präsentation kann eine gute Lösung für das Problem sein.

Dies kann jedoch etwas umständlich sein, da Sie in PowerPoint jede Folie (und jede Folienvorlage) kopieren und einfügen müssen. Wenn Sie dies dennoch tun, werden in der neuen Präsentation keine der vorherigen Hintergrundspeicherungen, AutoWiederherstellen-Informationen oder früheren Versionen der Datei gespeichert. Infolgedessen sollte sich die Dateigröße ändern.

Wir können Ihnen zwar nicht genau sagen, um wie viel sich die Dateigröße verringert, da jede Präsentation anders ist, aber es lohnt sich ein Versuch.

Eine Möglichkeit: Entpacken Sie die Präsentation und komprimieren Sie sie.

Wie bereits erwähnt, ist eine PPTX-Datei eine komprimierte Datei. PPT-Datei der Schule). Dies bedeutet, dass Sie es mit einem Tool wie 7-Zip oder WinRar öffnen, alle Dateien aus Ihrer PPTX extrahieren, sie einem komprimierten Archiv hinzufügen und das Archiv dann in eine PPTX-Dateierweiterung umbenennen können.

Wir hatten hier jedoch einige Probleme.

In Robs Tests mit seinem Word-Dokument wurde die Dateigröße erfolgreich von 721 KB auf 72 KB reduziert. Die Datei wurde dabei jedoch beschädigt. Beim Testen mit meiner 2.614 KB-Datei wurde sie nicht beschädigt, sondern nur auf 2.594 KB (insgesamt nur 20 KB) reduziert. Wir sind uns nicht sicher, was hier im Spiel ist. Wenn Sie dies ausprobieren möchten, müssen Sie zuvor eine Sicherungskopie Ihrer Datei erstellen.

Dies sind alle Tipps, die wir zum Reduzieren der Größe Ihrer PowerPoint-Präsentation erhalten haben. Wir sind immer auf der Suche nach neuen und interessanten Möglichkeiten, um die Größe unserer Dateien zu reduzieren Wenn Sie Tipps haben, teilen Sie sie uns im Kommentarbereich mit, und wir testen sie gerne!

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