So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

Es ist häufig genug, um Ihren Kalender in Outlook zu teilen, und in vielen Unternehmen sind alle Outlook-Kalender standardmäßig für das gesamte Büro sichtbar. Sie können jedoch jemandem ein höheres Maß an Transparenz und Kontrolle geben, indem Sie Ihr Konto delegieren, damit Sie Meetings und E-Mails für Sie erstellen und beantworten können. Lasst uns sehen, wie es funktioniert.

Um Ihr Postfach an jemanden zu delegieren, klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen und klicken Sie dann auf den „Zugriff delegieren ” Befehl.

So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

Dies öffnet das Delegiertenfenster, das beim ersten Öffnen leer ist. Klicken Sie auf das " Hinzufügen " Schaltfläche, um einen Delegierten einzurichten.

So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

Dies öffnet die globale Adressliste (die Liste aller Personen in Ihrem Unternehmen), so dass Sie einen Delegierten auswählen können. (Sie können Ihr Konto nicht an jemanden außerhalb Ihrer E-Mail-Domäne delegieren, dh wenn Ihre E-Mail-Adresse [email protected] lautet, können Sie Ihr Postfach nur an eine Person mit einer E-Mail-Adresse delegieren, die „@ mycompany.com“ endet . ”)

Wählen Sie die Person aus, an die Sie delegieren möchten und klicken Sie auf &OK; ” um die Delegiertenberechtigungen zu öffnen.

So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

Die Standardberechtigungen geben dem Stellvertretungs-Editor Rechte für Ihre Kalender- und Aufgabenliste, aber erlauben Sie ihnen keinen Zugriff auf Ihren Posteingang, Kontakte oder Notizen. Sie können jedoch die Standardberechtigung für eine dieser Kategorien ändern. Die Optionen sind:

  • Keine:   Der Stellvertreter hat keinen Zugriff.
  • Reviewer:   Der Delegierte kann Elemente lesen, aber nicht bearbeiten.
  • Autor:   Der Delegierte kann Elemente lesen und erstellen sowie Elemente ändern und löschen, die er erstellt (z. B. Besprechungsanfragen oder Aufgaben).
  • Editor:   Der Delegierte kann alles tun, was ein Autor tun kann, und kann auch die von Ihnen erstellten Elemente ändern und löschen.

Wenn Sie möchten, dass Ihr Delegierter Ihren Kalender verwaltet (und Aufgaben, die anderen Personen zugewiesen werden können), funktionieren die Standardberechtigungen einwandfrei. Der „Delegate“ erhält Kopien von meetingbezogenen Nachrichten, die an mich gesendet wurden ” Option ist eingeschaltet, so dass der Delegierte keinen Zugriff auf Ihren Posteingang benötigt. Besprechungsanfragen und Antworten werden automatisch an diese gesendet, wenn dieses eingeschaltet ist.

Ihr Vertreter wird keine Meetings oder Termine sehen, die Sie erstellt und als privat markiert haben; Sie sehen einfach, dass es einen privaten Termin gibt. Wenn Sie möchten, dass Ihre privaten Termine angezeigt (und bearbeitet) werden, schalten Sie den „Delegate kann meine privaten Objekte sehen“ und „rdquo; Möglichkeit.

Schließlich ist es in der Regel eine gute Idee, das „Automatisch senden einer Nachricht an den Delegierten zusammenfassen diese Berechtigungen ” Option, damit der Delegierte weiß, dass er die Berechtigung zum Zugriff auf Ihr Postfach erhalten hat.

Klicken Sie auf OK, um zum Delegiertenbedienfeld zurückzukehren. Die drei Optionen unten, die ausgegraut waren, bevor Sie einen Delegierten hinzugefügt haben, sind jetzt verfügbar.

So delegieren Sie Ihr Outlook-Konto an jemanden

Die Standardoption — Besprechungsanfragen werden an Ihre Delegierten gesendet, und Ihnen wird eine Kopie als Referenz gesendet. — funktioniert für die meisten Personen, aber Wechseln Sie zu einer der anderen Optionen, wenn Sie möchten.

Sobald Sie auf “ OK ” klicken; Ihr Delegierter wird hinzugefügt. Sie können jetzt Ihr Postfach zu ihrem Outlook-Profil hinzufügen und auf alles zugreifen, auf das Sie Zugriff haben.

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