Kennen Sie diese Schrift- und Formatierungsregeln, um Word-Dokumente zu verschönern?

Kennen Sie diese Schrift- und Formatierungsregeln, um Word-Dokumente zu verschönern?

Microsoft Word ist mit so vielen Funktionen ausgestattet, dass Sie so ziemlich alles erstellen können, was Sie wollen. Aber diese Eigenschaften führen nicht immer zu der Art von schönen, hochwertigen und professionellen Dokumenten, die von Ihnen erwartet werden können.

Es ist eine Sache, alles über Microsoft Word, all seine Feinheiten und Macken und Funktionen zu wissen — Es ist etwas völlig anderes zu wissen, was ein gutes Dokument macht.

Dieser Artikel beschreibt nicht, wie Sie die verschiedenen Funktionen von Microsoft Word nutzen können. Wir betrachten speziell den Design-Aspekt von Geschäftsberichten und wissenschaftlichen Arbeiten, was bedeutet, was und warum ein Dokument gefällt, das angenehm und leicht zu lesen ist. Sie können diese Richtlinien auch auf andere Textverarbeitungsprogramme wie Google Docs anwenden. 10 Gute Möglichkeiten zum Erstellen schöner Google-Dokumente 10 Erstellen Sie wunderschöne Google-Dokumente Verwandeln Sie Ihre Google Office-Suite in ein leistungsstarkes Textverarbeitungsprogramm mit dem richtigen Google Drive-Add-on. Hier ist etwas von dieser Kraft, um Ihre Dokumente stilvoll und schön aussehen zu lassen. Weiterlesen .

1. Halten Sie es einfach, weniger ist mehr

Fast jeder Tipp in diesem Artikel ist eine spezifische Anwendung dieser ersten, aber es ist so wichtig, dass es besondere Betonung: halten Sie es einfach und weniger ist mehr . Lassen Sie dies die treibende Kraft hinter irgendwelchen Designentscheidungen in Ihren Dokumenten sein, und wenn Sie weggehen und sich nur an eine Sache aus diesem Artikel erinnern, lassen Sie es diese sein!

Wenn Sie ein Dokument schreiben, sollte der Inhalt der sein haupt Augenmerk. Die Formatierung ist vorhanden, damit der Inhalt leichter gelesen und verdaut werden kann. Beseitigen Sie die Versuchung, auffällige Elemente einzuführen, die nur dazu dienen, abzulenken. Whitespace maximieren Halten Sie Ihre Formulierung fest und überarbeiten Sie alle wortreichen Sätze oder Absätze. Einfache und minimale Regeln über alles.

2. Wählen Sie eine kontextabhängige Schriftart

Ihre erste große Designentscheidung sollte die Schriftart sein, die Sie verwenden werden. Traditionelles Wissen besagt, dass serif -Schriften in gedruckten Dokumenten leichter zu lesen sind, während sans-serif -Schriften beim Lesen auf einem digitalen Bildschirm besser auf die Augen wirken.

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Gute Beispiele für Serif-Schriften sind Garamond, Georgia, Hoefler Text und Palatino, während gute Beispiele für serifenlose Schriften Arial, Gill sind Sans, Helvetica und Lucida Sans. Was auch immer Sie verwenden, bleiben Sie im gesamten Dokument auf der gleichen Schrift. (Falls gewünscht, können Sie eine andere Schriftart für Überschriften verwenden.)

Weitere Informationen zu Serif- und Sans-Serif-Schriftarten und zu den Schriftarten, die Sie verwenden sollten, finden Sie in unserem Artikel zu Schriftpaarungsstrategien und -werkzeugen. Pairing-Strategien und Tools für perfekte Font-Kombinationen Font-Pairing-Strategien und Tools für perfekte Font-Kombinationen Font-Pairing ist Teil Kunst und Wissenschaft. Mit diesen Strategien und Werkzeugen für die Zeichensatzpaarung können Sie die perfekte Schriftart für jede Aufgabe auswählen. Weiterlesen .

3. Verwenden Sie Standardschriftgröße und -farbe

Die meisten geschäftlichen und akademischen Arbeiten sind in 12-Punkt-Schriftgröße eingetippt, was in Kombination mit den Richtlinien für die Seitengröße im Allgemeinen die am besten lesbaren Absätze ergibt. Ränder und Zeilenabstand später in diesem Artikel. Einige informationsdichte Berichte können manchmal bis zu 10 Punkt Schriftgröße, aber nie weniger als das gehen.

Im Allgemeinen ist es am besten, Ihre Hände von allem, was mit Farben zusammenhängt , besonders für gedruckte Dokumente. Sie müssen mehr für die Farbtinte zahlen, und es wird nicht übernommen, wenn das Dokument jemals kopiert wird. Bei digitalen Dokumenten, reserviere farbigen Text für kritische Warnungen und ähnliches. Verwenden Sie vorzugsweise fett und kursiven Text.

4. Standardseitengröße und Seitenränder verwenden

Fast alle Office-Dokumente werden für Standard 8 & frac12; ” gedruckt. x 11 ″ Seiten, bekannt als US-Letter-Größe (auch bekannt als A4 anderswo, das ist 210mm x 297mm). Dies ist die einzige Größe, die garantiert verfügbar ist, unabhängig davon, welchen Drucker Sie verwenden.

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Die meisten Stil-Handbücher und Style-Guides verlangen nach einem 1 ″ Rand auf allen Seiten der Seite, die die beste Lesbarkeit für Zeilenlängen bietet und bei Bedarf schriftliche Anmerkungen ermöglicht. Wenn das Dokument jedoch in einem Ordner gebunden wird, sollten Sie die Seitenränder auf 1 & frac12; erhöhen, um die Ringe unterzubringen.

5. Absätze nach links ausrichten

Sie könnten versucht sein, eine ausgerichtete Ausrichtung zu verwenden, da dies das ist, was wir tunin Zeitungen und Romanen und einigen Lehrbüchern, aber es ist die falsche Wahl für Büro-und akademische Dokumente. Während es wegen der geraden Ränder sauberer und formeller aussehen kann, tötet es Lesbarkeit.

Was Sie wollen, ist linkes Alignment für Text . Dies erzeugt auf der rechten Seite von Absätzen Zackigkeit, aber es hält den Buchstabenabstand so, wie es von der von Ihnen verwendeten Schriftart beabsichtigt ist, und dies bedeutet eine optimale Lesbarkeit. Andernfalls könnten Sie typografische Flüsse finden, die extrem ablenkend wirken und einfach hässlich aussehen.

6. Die ersten Absatzzeilen einrücken

Absätze sollten keinen zusätzlichen Abstand dazwischen haben, und die ersten Absatzzeilen sollten eingerückt sein, damit sich jeder Absatz abhebt . Die einzige Ausnahme besteht für Absätze, die direkt einer Abschnittsüberschrift folgen, die nicht eingerückt sein darf, da der umgebende Kontext deutlich macht, dass es sich um einen eigenen Absatz handelt.

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Als allgemeine Faustregel gilt, dass die Einzuggröße der Schriftgröße entspricht. Stellen Sie sicher, dass Sie die Formatierungsfeatures von Word verwenden, um die Einzüge zu behandeln, anstatt die Tabulatortaste zu verwenden!

7. Platzieren von Bildern zwischen Absätzen

Es kann in Ordnung sein, Bilder innerhalb eines Absatzes zu platzieren und den umliegenden Text darum herum fließen zu lassen, und wenn Ihre Organisation dies bevorzugt, dann machen Sie das weiter. Im Allgemeinen kann dies jedoch die Lesbarkeit beeinträchtigen, insbesondere in datengesteuerten Berichten.

Die sicherste Option, insbesondere für Diagramme und Tabellen, besteht darin, Bilder zwischen Absätze einzufügen und sie zentriert zu halten. Auf diese Weise konkurrieren Ihre Bilder niemals mit dem umgebenden Text um Aufmerksamkeit. Es hilft auch Untertitel hervorzuheben.

8. Wählen Sie den kontextabhängigen Zeilenabstand.

Die richtige Wahl für den Zeilenabstand (das Leerzeichen, das eine Textzeile von der nächsten Textzeile trennt) hängt wirklich davon ab, welche Art von Dokument Sie schreiben.

Akademische Arbeiten sollten zuerst allen akademischen Styleguides folgen und dann den doppelten Abstand bevorzugen, wenn kein Styleguide existiert. Geschäfts- und Bürodokumente sind in der Regel nur einzelne Zeilen, um die Anzahl der beim Drucken benötigten Seiten zu minimieren. Digitale Dokumente sind jedoch möglicherweise einfacher zu lesen, wenn sie zwischen 120 und 150 Prozent liegen.

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9. Aufschlüsselung von Text mit Überschriften und Listen

Je länger das Dokument, desto wichtiger werden die Überschriften. Würden Sie lieber einen 20-seitigen Bericht lesen, der nichts als eine Textwand von Ende zu Ende enthält? Oder ein 30-seitiger Bericht, der in richtige Abschnitte, Unterabschnitte und Überschriften unterteilt ist? Ich bevorzuge das letztere jedes Mal.

Listen sind auch gut zum Aufbrechen von Textwänden und Zeichnen von Augen zu wichtigen Punkten. Verwenden Sie nummerierte Listen , wenn Sie eine Reihe von Elementen zählen (z. B. „die fünf Attribute eines erfolgreichen Entrepreneurs“) oder wenn Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitstellen. Andernfalls sind Aufzählungslisten in Ordnung. Stellen Sie sicher, dass Sie Listen nicht übermäßig verwenden, da dies die Lesbarkeit beeinträchtigen kann.

10. Separate Abschnitte mit Unterbrechungen

In Microsoft Word können Sie mit Abschnittsumbrüchen bestimmte Seiten mit Änderungen in Ausrichtung, Spalten, Kopf- und Fußzeilen, Seitennummern und mehr unterscheiden. Abschnittswechsel gibt es in vier Formen:

  • Nächste Seite: Starten Sie den nächsten Abschnitt auf der folgenden Seite.
  • Kontinuierlich: Starten Sie den nächsten Abschnitt auf der aktuellen Seite.
  • Gerade Seite: Beginnen Sie den nächsten Abschnitt auf der nächsten geraden Seite.
  • Ungerade Seite: Starten Sie den nächsten Abschnitt auf der nächsten geraden Seite.

Wenn Ihr Dokument groß genug ist, um Kapitel zu benötigen, ist dies der beste Weg, sie sauber zu formatieren. Jedes Kapitel sollte mit einer „Next Page ” Abschnitt Pause, oder die „Gerade Seite“ oder " Ungerade Seite ” Abschnitt bricht, wenn Sie es in einem Ordner platzieren möchten.

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Wenn Sie Zweifel haben, verwenden Sie Vorlagen für vorgefertigte Dokumente

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Was macht ein Dokument so schön und professionell? Gibt es noch weitere Tipps und Tricks, die du gerne hinzufügen würdest? Lass es uns in den Kommentaren wissen!

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