Erstellen und Anpassen einer Ordneransicht in Outlook

Erstellen und Anpassen einer Ordneransicht in Outlook

Erstellen und Anpassen einer Ordneransicht in Outlook

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, haben Sie wahrscheinlich sehr viel Zeit mit E-Mails zu tun, höchstwahrscheinlich in Microsoft Outlook. Es lohnt sich, etwas Zeit zu investieren, damit Outlook die benötigten Informationen anzeigt. Für E-Mails ist dies am besten mit Ordneransichten möglich. Hier, wie sie funktionieren.

Was ist eine Ordneransicht?

Jeder Ort, an dem Sie Ihre E-Mails in Outlook behalten, egal ob es sich um den Posteingang, gesendete Objekte, Archiv, gelöschte Objekte oder irgendeinen anderen Ort handelt ein Ordner. Jeder dieser Ordner sieht standardmäßig genauso aus. Er enthält Spalten mit Metadaten zur E-Mail wie Absender, Betreff, Datum und Uhrzeit usw. Outlook gruppiert die E-Mails nach Datum (mit den neuesten an der Spitze), formatiert ungelesene Nachrichten in fettem blauem Text und zeigt Nachrichten an, die Sie in einer normalen schwarzen Schriftart lesen.

Dies ist die Standardansicht des Ordners.

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Sie können diese Ansicht jedoch ändern, wenn Sie möchten. Sie können für jeden Ordner eine andere Ansicht erstellen oder Sie können eine Ordneransicht erstellen, die Ihnen gefällt, und sie auf jeden Ordner anwenden. Outlook hat sogar einige alternative integrierte Ansichten, mit denen Sie beginnen können.

So wechseln Sie in eine andere integrierte Ansicht

Lassen Sie uns zunächst zu einer der anderen integrierten Ansichten wechseln, indem Sie auf View > Ansicht ändern.

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Die Kompaktansicht ist die Standardansicht, die in jedem Ordner verwendet wird. Sie können jedoch zu einer der beiden anderen Einstellungen wechseln:

  • Single:   Dies entfernt die Gruppierung nach Datum und zeigt alle Ihre Nachrichten in einer einfachen Liste an.
  • Vorschau:   Dies (etwas kontraintuitiv) entfernt das Vorschau-Panel.

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So passen Sie die vorhandene Ansicht an

Sie können die aktuelle Ordneransicht anpassen, indem Sie auf Ansicht & gt klicken ; Einstellungen anzeigen

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Dies öffnet das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen, in dem Sie alle möglichen Dinge über die Ansicht ändern können.

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Wir ändern die angezeigten Spalten und die Sortiereinstellungen als Beispiel. Klicken Sie auf „Spalten“. um das Fenster Spalten anzeigen zu öffnen.

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Wählen Sie " Erwähnung ” Klicken Sie in der rechten Spalte auf das Symbol „Entfernen“. und klicken Sie dann auf „OK“.

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Klicken Sie im Fenster „Einstellungen für erweiterte Ansicht“ auf das Symbol „Sortieren“. Schaltfläche, um das Sortierfenster zu öffnen.

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In der " Sortieren von Elementen nach ” Drop-Down-Menü, wählen Sie „Von ” und klicken Sie dann auf „OK“.

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Klicken Sie nun auf „OK“. in den erweiterten Ansichtseinstellungen. Die Ordneransicht hat sich nun geändert, so dass die " Erwähnung ” Spalte ist ausgeblendet und der Ordner ist nach der Person sortiert, die die Mail gesendet hat.

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Dies sind nur zwei kurze Beispiele, was Sie tun können. Sie können viele verschiedene Spalten hinzufügen oder entfernen, Nachrichten auf verschiedene Arten gruppieren und sortieren und sogar die zum Anzeigen von Nachrichten verwendeten Schriftarten und Stile ändern. Spielen Sie mit den verschiedenen Optionen herum, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Eine Ansicht auf andere Ordner anwenden

Sobald Sie Ihre Ansicht angepasst haben, können Sie dieselbe Ansicht auf jeden anderen Ordner anwenden, ohne sie einzeln anpassen zu müssen. Klicken Sie auf Ansicht > Zeigen Sie die Einstellungen erneut an und klicken Sie diesmal auf die Schaltfläche „Aktuelle Ansicht auf andere Ordner anwenden“. Befehl.

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Wählen Sie die Ordner aus, auf die Sie die Ansicht anwenden möchten, und klicken Sie dann auf „OK“.

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Sie können beliebig viele Ordner (oder Unterordner) auswählen.

Speichern einer benutzerdefinierten Ordneransicht

Sie können Ihre benutzerdefinierte Ansicht auch als Vorlage beibehalten, damit Sie sie später auf andere Ordner anwenden können. Klicken Sie auf Ansicht > Zeigen Sie die Einstellungen erneut an und wählen Sie die Option „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern“. Befehl.

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Dies öffnet das Fenster „Ansicht kopieren“, in dem Sie Ihrer Ansicht einen Namen geben und auswählen können, wer die Ansicht sehen kann. Klicken Sie auf „OK ” wenn du alles eingerichtet hast.

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Wenn Sie auf Ansicht > Zeigen Sie Einstellungen erneut an, Outlook zeigt Ihre neue Ansicht als eine verfügbare Option an. Klicken Sie auf & Ansichten verwalten ” um alle Ansichten anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben.

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Im Fenster „Alle Ansichten verwalten“ können Sie Ansichten hinzufügen, bearbeiten und löschen sowie die Einstellungen für jede Ansicht anzeigen.

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Eine Ansicht von Grund auf neu erstellen

Wenn Sie eine neue Ansicht erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu & r“dquo; Schaltfläche im Fenster „Alle Ansicht verwalten“. Dies öffnet das Fenster Neue Ansicht erstellen.

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Wählen Sie den Typ der Basisansicht, mit der Sie beginnen möchten, und klicken Sie auf das Symbol „OK“. Taste. Das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen wird geöffnet und Sie können Ihre Ansicht Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “ OK ” bis Sie zum Fenster „Alle Ansichten verwalten“ zurückkehren und dann auf „Ansicht übernehmen“ klicken. um die Ansicht auf den aktuellen Ordner anzuwenden.

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Sobald Sie eine neue Ansicht erstellt haben, können Sie sie auf jeden anderen Ordner anwenden, sie weiter anpassen oder als Basis für sie verwenden eine andere neue Sichtweise.

Entfernen von Anpassungen aus einer Ansicht

Wenn Sie an Ihrer vorhandenen Ansicht einige Anpassungen vorgenommen haben, können Sie problemlos zur vorhandenen Ansicht zurückkehren. Dies ist eine gute Möglichkeit, Dinge auszuprobieren, ohne sich darum kümmern zu müssen, sie rückgängig zu machen, wenn die Änderungen nicht für Sie funktionieren. Klicken Sie auf Ansicht > Klicken Sie auf Ansicht zurücksetzen, um nicht gespeicherte Anpassungen aus dem aktuellen Ordner zu entfernen.

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Mit diesen Ansichtstools können Sie Ihre Ordner genau so bearbeiten, wie Sie möchten, und beginnen, diese überlaufende Nachrichtenliste zu zähmen.

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