Erstellen Sie Excel-Benachrichtigungen, und schreiben Sie dann ein Makro, um diese per E-Mail zu versenden

Erstellen Sie Excel-Benachrichtigungen, und schreiben Sie dann ein Makro, um diese per E-Mail zu versenden

Kann Excel Benachrichtigungen senden? Ja, aber mit einigen Einschränkungen. Excel kann eine Benachrichtigung nicht automatisch per E-Mail an Sie senden, es sei denn, Sie schreiben ein Makro in den Visual Basic-Editor (VBA), um diese Funktion auszuführen. Der Erinnerungsalarm funktioniert nur, wenn die Excel-Software geöffnet ist. Nicht ganz die bequeme Methode, die Sie sich erhofft haben, oder?

Eine andere Option, die jedoch zu diesem Zeitpunkt nur auf die XLS-Tabellenformate beschränkt und eingeschränkt ist, besteht darin, Ihre Tabelle wie einen Outlook-Kalender einzurichten Importieren Sie die Daten von einem zum anderen. Diese Methode ist aber auch kein befriedigendes Ergebnis. Bis sich Microsoft entscheidet, eine funktionsfähige Lösung bereitzustellen, müssen wir uns auf Workarounds mit Makros und ein paar manuelle Eingriffe für die E-Mail konzentrieren.

Wir haben zwei Beispielkalkulationen erstellt, die Sie beim Üben dieser Aufgaben verwenden können:

Die Beispielkalkulation ist vollständig, einschließlich Makros: Laden Sie Excel-Warnungen herunter Beispieltabelle für Makros und Makros Verwenden Sie diese Tabelle, um das Erstellen von Excel-Alarmen und das Schreiben von Makros zu üben. Hinweis: Diese Tabelle enthält die Makros. JD Sartain

Die Beispielkalkulationstabelle ohne Makros, falls Sie die Tabelle mit den Makros nicht herunterladen können.

Excel-Warnungsbeispielskalkulationstabelle ohne Makros herunterladen Verwenden Sie diese Tabelle, um das Erstellen von Excel-Warnungen und das Schreiben von Makros zu üben für Sie. Hinweis: Diese Tabelle enthält KEINE Makros. JD Sartain

Erstellen Sie das Arbeitsblatt und geben Sie die Formeln ein.

Sie können das Arbeitsblatt so einrichten, dass Sie darauf hingewiesen werden, wenn sich eine Frist nähert oder wenn die Rechnung mit der Funktion „Bedingte Formatierung“ fällig ist. Dann kann eine E-Mail gesendet werden, um Sie daran zu erinnern, dass die Rechnung fällig ist.

1. Laden Sie die Excel Alerts-Tabelle oben herunter (ohne Makros), oder erstellen Sie eine eigene oder verwenden Sie eine eigene.  

2. Geben Sie in Zelle A1 die Funktion ein: = HEUTE () .

3. Wenn Sie eine Kalkulationstabelle aus Null erstellen, geben Sie in den Spalten A, B, D und E die folgenden Feldnamen ein: Rechnungen / Schulden, fälliger Betrag, Fälligkeitstag des Monats, Alert Cardinal #, und Alert Ordinal # in Zeile 4. Geben Sie für Spalte C Fälligkeitstag ein, drücken Sie Alt-Eingabe (um eine zweite Zeile hinzuzufügen) und drücken Sie dann Geben Sie des Monats ein. Gehen Sie für die gestapelten Header in den Alert -Spalten E und F genauso vor.

4. Markieren Sie beide Spalten C und D, und wählen Sie dann Home > &Amp; Mitte > &Amp; Center (aus der Gruppe Alignment). Zentrieren Sie die übrigen Feldnamen in den Spalten A, B, E und F.

5. Füllen Sie die Datenbank / Tabelle mit einigen Daten, die den Feldern / Spaltenüberschriften entsprechen.

Da wir nicht für jeden Monat des Jahres eine separate Tabelle erstellen möchten, können wir die Tage des Monats mit Excel-Funktionen der Funktion = TODAY () zuordnen, die das aktuelle Datum in einfügt Zelle A1 für jeden einzelnen Tag, 365 Tage im Jahr. Leider stimmt Tag 10 (oder der 10. Tag des Monats) nicht mit dem aktuellen Datum überein. zum Beispiel; 27. Februar 2019 ist nicht der 27. oder 27. Februar. Wir verwenden also Funktionen, um sie kompatibel zu machen.

6. Geben Sie die Funktion = DAY (1) in Zelle C5 ein. = DAY (2) in C6; = TAG (3 ) in C7; und so weiter bis C34 (für 30 Tage). (Sie können 31 Tage eingeben, wenn Sie möchten, aber die meisten Rechnungen sind nicht am 31. fällig, da dieser Tag nicht in jedem Monat verfügbar ist.)

7. Als nächstes geben Sie in Zelle A2 die Funktion = DAY (A1) ein.

8. Wenn Sie Ordnungszahlen (1., 2., 3. usw.) bevorzugen, können Sie die Hauptzahlen (1, 2, 3, 4, 5) in C5: C34 eingeben und diese Formel in Zelle D5: hinzufügen = TAG (C5) & WENN (ODER (TAG (C5) = {1,2,3,21,22,23,31}), WÄHLEN (1 * RECHTS (TAG (C5), 1), < st ” ; – nd ” rd ”), „ th ” th &thgr;);

9. Kopieren Sie die Formel von D5 bis D34 (D5: D34).

10. Fügen Sie dieselbe Zelle zu Zelle B2 hinzu (kopieren Sie es einfach von D5 zu B2, und Excel passt die Formel an, um den neuen Standort zu kompensieren).

Die Funktion DAY () konvertiert das Datum = TODAY () in eine Zahl (z. B. 1, 2, 3), die einem der 30 Tage eines Monats entspricht. Unabhängig von dem Monat, in dem die TODAY () – Funktion angezeigt wird, zeigt A2 nur den Tag an.  

11. Nun benötigen wir die Alert-Formeln für die Spalten E und F. Geben Sie diese Formel in Zelle E5 ein: = IF (C5 = $ A $ 2, DUE NOW ” 0) . Verwenden Sie die Funktionstaste F4, um das Zeichen $ (Dollar) hinzuzufügen, wodurch A2 zu einer absoluten Zellenreferenz wird (dh, wenn wir diese Formel kopieren, ändert sich die Spalte C, während wir nach unten kopieren, die Zelle A2 bleibt jedoch gleich).

12. Kopieren Sie die Formel in E5 von E6durch E34.

13. Wenn Sie die Ordnungszahlen bevorzugen, kopieren Sie diese Formel in die Zelle F5: = IF (D5 = $ B $ 2, DUE NOW, 0) , und kopieren Sie die Formel in F5 von F6 bis F34 .

Erstellen Sie Excel-Benachrichtigungen, und schreiben Sie dann ein Makro, um diese per E-Mail zu versenden JD Sartain / IDG Worldwide

Erstellen und füllen Sie die Tabelle, geben Sie dann Formeln ein.

Jetzt können wir eine Bedingte Formatierungsregel erstellen, um die jetzt fälligen Rechnungen zu identifizieren.

Verwenden Sie die bedingte Formatierung zum Erstellen von Excel-Warnungen

1. Markieren Sie E5: E34 und wählen Sie anschließend HOME > Bedingte Formatierung > Neue Regel.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Neue Formatierungsregel“ unter „Einen Regeltyp auswählen“ die zweite Option in der Liste aus: „Nur Zellen formatieren, die enthalten.

3. Wählen Sie im Feld Regelbeschreibung bearbeiten unter Nur Zellen formatieren mit die Option Spezifischer Text aus der Dropdown-Liste des ersten Felds, Enthalten aus der Dropdown-Liste des zweiten Felds, und geben Sie die Wörter DUE NOW in allen Kappen des dritten Felds.

4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Format neben dem Feld Vorschau.

5. Das Dialogfeld Zellen formatieren wird geöffnet. Wählen Sie im Feld Feld unterstrichen die Dropdown-Liste Keine aus.

6. Stellen Sie sicher, dass unter Effekte keine der Kontrollkästchen aktiviert oder verdunkelt ist.

7. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld Automatisch und wählen Sie eine Farbe aus der Palette (z. B. Rot). Beachten Sie, dass sich der Feldfeldname von Automatisch in Farbe ändert.

8. Wählen Sie im Feld „Schriftstil“ über dem Feld „Automatisch / Farbe“ die Option „Fett“ und klicken Sie auf „OK“. Sie haben es getan!

Schauen Sie in die Spalte E Alert Cardinal # für das heutige Datum ( In diesem Fall, 27. Februar, Zeile 31): Die Wörter DUE NOW erscheinen in Zelle E31 fett und rot. Morgen erscheinen die DUE NOW-Wörter in Zeile 32, was dem Datum des morgigen Datums vom 28. Februar entspricht.

HINWEIS: Wenn Sie lieber mit Ordnungsnummern arbeiten, befolgen Sie genau die obigen Anweisungen. Verwenden Sie dazu die Spalten Alerts Ordinal # Spalte F, was bedeutet, dass der Bereich F5: F34 ist.

Erstellen Sie Excel-Benachrichtigungen, und schreiben Sie dann ein Makro, um diese per E-Mail zu versenden JD Sartain / IDG Worldwide

Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um Ihre Alarme zu erstellen.

Hmmm, das funktioniert gut, wenn Sie bis zum letzten Mal warten Fälligkeitsdatum, um Ihre Rechnungen zu bezahlen. Lassen Sie ’ s eine Formel erstellen, die uns einige Tage gibt ’ beachten.

Diese Ergänzung zu Ihrer Tabelle ist unglaublich einfach. In Zelle A1 haben Sie die Formel = TODAY () und Excel gibt das heutige Datum zurück. Drücken Sie die Funktionstaste F2, um Zelle A1 zu bearbeiten, und fügen Sie am Ende Ihrer Formel 4 hinzu. das heißt: = HEUTE () 4 .

Beachten Sie, dass Excel weiß, dass der 27. Februar plus 4 dem 3. März entspricht, obwohl wir nur mit Tagesnummern und nicht mit Tagen des Monats arbeiten. Ansonsten wären 27 4 gleich 31. Ziemlich schlaues Programm, oder? So, jetzt haben Sie vier Tage ’ Beachten Sie, dass Ihre DUE JETZT -Übersetzungen tatsächlich fällig sind.

Erstellen Sie Excel-Benachrichtigungen, und schreiben Sie dann ein Makro, um diese per E-Mail zu versenden JD Sartain / IDG Worldwide

Ändern Sie eine Formel für eine viertägige Kündigungsfrist für fällige Rechnungen.

Vorbereitung & E-Mail an die Tabelle

Wie bereits erwähnt, ist dies nicht automatisch. Sie könnten dazu ein Makro schreiben, müssen jedoch trotzdem Excel öffnen, um das Makro auszuführen.

Wenn Sie ein Makro verwenden möchten, das etwas schneller ist als das manuelle Ausführen dieser Schritte, befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen.

HINWEIS: Bevor Sie mit dem Makro beginnen, entscheiden Sie, ob Sie die Spalte E-Kardinalzahlen oder die Spalte F-Ordnungsnummern verwenden möchten. Löschen Sie die Spalte, die Sie nicht verwenden möchten. Beachten Sie, dass die Tastatureingaben in Fett und die Kommentare in (Klammern) angezeigt werden.

Schalten Sie den Makrorecorder ein

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwickler und dann auf die Schaltfläche Makro aufzeichnen.

2. Geben Sie unter Makroname Alerts ein.

3. Geben Sie unter Tastenkombination Shift- M ein. Excel fügt die Strg-Taste hinzu, sodass die eigentlichen Makro-Tastenkombinationen Strg-Umschalt-M sind.

HINWEIS: Hierbei handelt es sich um einen gleichzeitigen Tastendruck. Das bedeutet, dass Sie die Strg-Taste gedrückt halten, die Umschalttaste gedrückt halten, dann den Buchstaben M drücken und alle drei Tasten loslassen gleichzeitig.

4. Wählen Sie unter „Makro speichern in“ die Option „Diese Arbeitsmappe“ (aus der Liste).

5. Geben Sie unter Beschreibung diesen Text ein: Die DUE NOW-Rechnung befindet sich und verschiebt den Zahlungsempfänger und den geschuldeten Betrag an den oberen Rand der Kalkulationstabelle .

6. OK klicken.

Bereiten Sie die Kalkulationstabelle vor

Beginnen Sie mit der Aufnahme der folgenden Tastatureingaben (vorsichtig):

1. Drücken Sie Strg-Startseite

2. Right, Right, Right, Right (zum Löschen der Spalte E)

oder …

3. Rechts, Richtig, Richtig, Richtig, Richtigt (zum Löschen der Spalte F)

HINWEIS: Löschen Sie nicht nur die Spalten E und F, sondern nur eine der beiden Spalten.

4. Klicken Sie auf die Registerkarte Start.

5. Klicken Sie in der Gruppe Zellen auf Löschen.

6. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Blattspalte löschen.

7. Strg-Startseite

8. Strg + F (Der Cursor wird automatisch in das Feld Suchen nach übernommen. Geben Sie den Suchbegriff in dieses Feld ein.)

9. Geben Sie Folgendes ein: DUE NOW (in Großbuchstaben).

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“.

11. Klicken Sie auf das Feld Suchen in und wählen Sie Werte aus der Liste.

12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen.

13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

14. Links, Links, Links, Links

15. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und drücken Sie einmal rechts.

16. Ctrl C

17. Strg-Startseite , Rechts (einmal).

18. Strg + V

19. Klicken Sie auf die Registerkarte Start und wählen Sie die Gruppe Schrift.

20. Klicken Sie auf Schriftfarbe Rot und dann auf Fett.

21. Startseite

Jetzt zeigt A1 das heutige Datum (plus 4), B1 den Zahlungsempfänger und C1 den Betrag, den Sie schulden. Es scheint kein großer Vorteil zu sein, wenn Sie nur etwa 30 Datensätze / Zeilen auf einem einzigen Bildschirm anzeigen, aber wenn Sie 500 Datensätze / Zeilen haben, ist es schön, wenn die Rechnung angezeigt wird, bei der fällig ist oben in der Kalkulationstabelle in Zeile 1.  

HINWEIS: Wenn Sie in Ihrem Menüband nicht über die Schaltfläche E-Mail verfügen, klicken Sie auf Datei > Optionen   > Passen Sie das Menüband an und fügen Sie der Registerkarte Ansicht die Schaltfläche E-Mail hinzu. Weitere Informationen finden Sie in meiner Geschichte zum Anpassen des Menüs „Word-Multifunktionsleiste“ (in Excel funktioniert es genauso wie in Word). Halten Sie nicht mitten im Makro an, um die oben beschriebene Prozedur auszuführen. Fügen Sie zuerst die Schaltfläche hinzu, gehen Sie zurück und zeichnen Sie das Makro auf.

Senden Sie eine E-Mail an die Tabelle DUE NOW mit einer Nachricht.

Die folgenden Anweisungen sind Teil des obigen Makros. Das Makro wird jedoch angehalten, während Sie sich in Outlook befinden.

22. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.

23. Klicken Sie auf die E-Mail-Schaltfläche.

Excel öffnet Microsoft Outlook mit einer neuen E-Mail auf dem Bildschirm.

24. Der Cursor befindet sich im Feld An. Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.

25. Geben Sie zusätzliche E-Mail-Adressen in das Feld CC: für alle ein, die eine Kopie dieser E-Mail erhalten sollen.

Beachten Sie, dass das Alerts-Arbeitsblatt bereits angehängt ist und der Name des Anhangs-Arbeitsblatts Alerts.xlsx in der Betreffzeile steht.

26. Setzen Sie den Cursor in den Körper der E-Mail und geben Sie Folgendes ein:

Stromrechnung: $ 2500.00 fällig am 3. März

HINWEIS: Machen Sie sich keine Gedanken. Kopieren Sie die Zellen A1: C1, damit Sie sie in Outlook einfügen können. Es wird nicht funktionieren. Sobald Sie Outlook eingeben, wird das Makro angehalten. Alles, was Sie in Outlook tun, muss jedes Mal neu eingegeben werden. Sie können erst dann zu Excel zurückkehren, nachdem die geöffnete E-Mail gesendet oder storniert wurde.  

27. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail senden.

Outlook schließt sich und bringt Sie und Ihren Cursor zu Excel zurück.

28. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwickler > Schaltfläche „Makro anhalten“.

Erstellen Sie Excel-Benachrichtigungen, und schreiben Sie dann ein Makro, um diese per E-Mail zu versenden JD Sartain / IDG Worldwide

Zeichnen Sie das Makro auf, und senden Sie die Tabelle per E-Mail.

Testen Sie Ihr Makro

1. Drücken Sie Strg-Umschalttaste-M . (Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, drücken Sie die Umschalttaste, drücken Sie den Buchstaben M, und lassen Sie dann alle drei Tasten gleichzeitig los.)

2. Das Makro wird in einer Sekunde ausgeführt und öffnet dann Outlook, damit Sie die E-Mail-Informationen eingeben können.

3. Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, kehren Sie wieder zur geöffneten Excel-Tabelle zurück.

Speichern Sie das Arbeitsblatt als Makro-Arbeitsblatt, z. B. Alerts.xlsm , und beenden Sie das Programm.

q , quelle

Zusammenhängende Posts:

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.