5 einzigartige Trello Tipps für das Projektmanagement

5 einzigartige Trello Tipps für das Projektmanagement

Trello ist ein hervorragendes Werkzeug zum Verwalten von Projekten und Aufgaben. Für das Projektmanagement mit Trello können Sie die integrierten Tools für Organisation, Verfolgung und Kommunikation verwenden.

Was Trello jedoch besonders auszeichnet, sind die Funktionen, die zeitsparende kleine Extras sind. Sie wissen vielleicht, ob diese Tools vorhanden sind oder nicht, aber wenn Sie sie verwenden, kann dies die Verwaltung Ihres nächsten Projekts produktiver machen.

Die Kanban-Methode und Trello

Als Projektmanager haben Sie wahrscheinlich schon von der Kanban-Technik erfahren. Kanban ist im Grunde eine visuelle Methode zur Verwaltung von Elementen.

Kanban ist ein japanisches Wort und die Technik begann vor Jahrzehnten mit der Toyota Motor Company. Und während es dann für das Bestandsmanagement verwendet wurde, wurde diese Methode seither in allen Arten von Industrien erfolgreich eingesetzt. Dies liegt daran, dass der Prozess nicht nur auf physische Artikellieferungen, sondern auch auf Services, Aufgaben und als produktives Projektmanagement-Tool angewendet werden kann:

Die grundlegende Einrichtung eines Kanban-Zeitplans unterteilt den gegebenen Prozess in seine einzelnen Schritte . Individuelle Aufgaben — typischerweise durch Post-it-Notizen oder ein digitales Äquivalent — Bewegen Sie sich von links nach rechts durch Spalten, die mit dem Namen jedes Schritts und einer Nummer beschriftet sind.

Diese Zahl, die vom Scheduler festgelegt wird, stellt die Anzahl der Aufgaben dar, die das Team oder die Person, die für diese Produktionsstufe verantwortlich ist, zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeiten kann.

Also, wie kommt Trello mit der Kanban-Methode ins Spiel? Trello ist ein Werkzeug zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben für Einzelpersonen und Unternehmen und verwendet diese Technik. Sie erstellen Ihr (Kanban) Board, fügen Listen (die die Spalten sind) hinzu und fügen dann Karten ein (die die Aufgaben oder Elemente in den Listen sind).

5 einzigartige Trello Tipps für das Projektmanagement

Zusammen mit den visuellen Grundlagen der Kanban-Methode bietet Trello eine Vielzahl von Funktionen, die es in ein wunderbares Produktmanagement-Tool verwandeln. Einige dieser Funktionen umfassen Erinnerungen, Checklisten, Anhänge, Beschriftungen und Kommentare.

In Anbetracht dessen können Sie die meisten Projekte mit der Kanban-Methode und Trello problemlos verwalten. Und da die meisten Trello-Funktionen selbsterklärend sind, sollten Sie diejenigen kennenlernen, von denen Sie vielleicht nichts wissen oder wissen, wie Sie sie effektiver für Ihr Projekt einsetzen können.

1. Connect Cards and Boards

Es kann vorkommen, dass es sinnvoll ist, verschiedene Trello-Karten und Boards miteinander zu verbinden. Zum Beispiel können Sie mit dem gleichen Team an mehreren Projekten arbeiten, wo eine schnelle und einfache Referenz praktisch wäre. Oder Sie arbeiten möglicherweise mit überschneidenden Elementen, bei denen eine einzelne Aufgabe für mehr als ein Projekt abgeschlossen sein muss.

In diesen Fällen verfügt Trello über eine Funktion, mit der Sie eine Karte oder ein Board mit nur drei Klicks mit einer anderen Karte verbinden können. Klicken Sie bei geöffneter Karte im Fenster Kommentar hinzufügen auf die Schaltfläche Karte hinzufügen , wählen Sie ein Board oder eine Karte aus und klicken Sie auf Speichern .

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Wenn diese Karte angezeigt wird, können Sie auf den Link der verbundenen Karte oder des Boards klicken, um direkt dorthin zu gelangen. So können Sie andere Objekte in Trello schnell und einfach referenzieren. Beachten Sie, dass Sie nur für bestimmte Teammitglieder Zugriff auf diese Elemente benötigen, um sie anzuzeigen. Alternativ können Sie Mitgliedern erlauben, ohne Einladung in den Board-Einstellungen auf das Board zuzugreifen.

2. Checklisten-Elemente auf Karten umwandeln

Mit Trellos Checklisten-Funktion können Sie ganz einfach eine Liste von Elementen zu einer Karte hinzufügen. Dies ist hilfreich, wenn die Karte eine Aufgabe darstellt, bei der mehrere Elemente wie Teilaufgaben ausgefüllt werden müssen. Was aber, wenn Sie feststellen, dass eines dieser Elemente eine Aufgabe für sich ist, die eine eigene Karte benötigt? Sie müssen den Checklistenpunkt nicht löschen, zu der Liste auf der Tafel zurückkehren, eine neue Karte hinzufügen und seine Erwähnungen einfügen. Sie können es einfach konvertieren.

Öffnen Sie die Karte mit der Prüfliste, klicken Sie auf das Symbol mit drei Punkten neben dem Objekt und wählen Sie dann In Karte konvertieren aus. Der Artikel wird dann von der Checkliste zu seiner eigenen Karte in dieser Liste verschoben. Dies ist ideal, wenn Sie es brauchen, weil der Artikel alle Erwähnungen von Teammitgliedern und sogar Emojis, die Sie anhängen, übernehmen wird.

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Und denken Sie daran, wenn Sie diese neue Karte in einer anderen Liste haben möchten, verwenden Sie einfach Trellos Drag & Drop-Aktion, um sie zu verschieben . Oder Sie können auf die Schaltfläche Verschieben unter der Karte Aktionen klicken, um die neue Liste (oder das neue Board) auszuwählen.

3. Sparen Sie Zeit mit E-Mail-to-Board

Trello bietet eine nette Funktion, mit der Sie eine Karte erstellen können, indem Sie eine E-Mail senden. Jedes Board hat eine eindeutige E-Mail-Adresse wie jedes Teammitglied. Auch wenn es einfacher erscheint, Trello zu öffnen und stattdessen die Karte zu erstellen, können Sie eine empfangene E-Mail in eine Karte umwandeln. Um Zeit zu sparen, können Sie diese E-Mail einfach an das Trello-Board weiterleitend Passen Sie die Formatierung an, um die Karte zu erstellen.

Um Ihre Board-E-Mail-Adresse zu erhalten, klicken Sie auf Menü anzeigen > Mehr > E-Mail-zu-Board-Einstellungen . Sie können dann die Adresse kopieren, eine neue erstellen oder sie Ihnen per E-Mail senden lassen. Sie können auch die Liste und die Position auswählen, an der die neuen Karten erscheinen sollen.

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Hier sind die grundlegenden Formatierungsregeln zum Umwandeln von E-Mails in Karten:

  • Betreffzeile: Kartentitel
  • E-Mail-Text: Kartenbeschreibung
  • Anhänge: Automatisch zur Karte hinzugefügt
  • E-Mail-Größe: Unterhalb von 10 MB

Wenn die Karte ein bestimmtes Label haben soll, fügen Sie der Betreffzeile #labelname, #labelcolor oder #labelnumber hinzu.

Wenn die Karte einen bestimmten Benutzernamen enthalten soll, fügen Sie @username entweder der Betreffzeile oder einer eigenen Zeile im Textkörper der E-Mail hinzu.

Für eine weitere großartige Zeit sparen Sie auch eine Notiz an eine vorhandene Karte. Jede Karte hat ihre eigene E-Mail-Adresse und Ihre E-Mail-Adresse wird im Abschnitt mit den Kartenkommentaren angezeigt. Um die E-Mail-Adresse einer Karte anzuzeigen, öffnen Sie sie und klicken Sie rechts unten auf Teilen und mehr .

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4. Share Boards für unterwegs

Sie wissen bereits, dass Trello im Internet verfügbar ist. Aber dieses handliche Tool ist auch für Android- und iOS-Mobilgeräte verfügbar. Und da viele von uns unsere Arbeit nicht im Büro verlassen, gibt es möglicherweise Situationen, in denen Sie unterwegs ein Board teilen müssen.

Um ein Brett aus der Trello App zu teilen, tippen Sie rechts oben auf das Drei-Punkt-Symbol . Tippen Sie dann auf das Symbol Teilen und wählen Sie Ihre Methode. Auf diese Weise können Sie Ihrem Teammitglied schnell einen Link zu diesem Board senden. Abhängig von Ihren Geräte- und Freigabeeinstellungen haben Sie möglicherweise eine andere Auswahl an Optionen als die im folgenden Bild.

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Also, das nächste Mal, wenn Sie am Flughafen auf einer Geschäftsreise warten, in einem Café, bevor Sie zur Arbeit gehen oder sitzen Öffentliche Verkehrsmittel auf dem Weg vom Büro nach Hause, Sie können sich immer noch um Geschäfte kümmern.

Download: Trello für Android | iOS (Kostenlos)

5. Auschecken von Power-Ups

Um Ihren Prozess in Trello noch leistungsfähiger zu machen, können Sie die verfügbaren Power-Ups nutzen. Dies sind Werkzeuge, die Sie in Ihre Boards integrieren können, um sie zu maximieren. Um eine Liste dieser Elemente auf deinem Board anzuzeigen, klicke oben rechts auf Menü anzeigen und wähle dann Power-Ups . Sie können auch die Trello Power-Ups Webseite besuchen.

Hier sind einige häufige Power-Ups und wie Sie sie für das Projektmanagement verwenden können.

  • Kalender: Fälligkeitsdaten in einem Kalender anzeigen, sie mit einer Drag-and-Drop-Aktion ändern und abgeschlossene Aufgaben anzeigen, indem sie abgeschlossene Termine markieren.
  • GitLab: Bringe GitLab-Zusammenführungsanforderungen für Softwareentwicklungsprojekte an Trello-Karten an und erstelle Verknüpfungen zwischen ihnen.
  • Jira: Erstellen Sie Jira-Tickets von Trello-Karten, verlinken Sie direkt mit ihnen und überwachen Sie den Jira-Status in Trello.
  • TeamGantt: Zeigen Sie Trello-Karten als Zeitleiste an, schließen Sie Abhängigkeiten und Ressourcen ein und verwandeln Sie Projekte in Gantt-Diagramme.
  • Corrello: Verwalten Sie den Sprint-Fortschritt, zeigen Sie historische Aktivitäten an und verwenden Sie Diagramme und Diagramme für die Identifizierung von Engpässen.

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Klicken Sie innerhalb des Menüs einfach auf das Informationssymbol neben dem Power-Up, um weitere Informationen zu erhalten Details und drücken Sie die Aktivieren -Taste, um mit der Aktivierung fortzufahren. Beachten Sie, dass kostenlose Konten Ihnen ein Power-Up pro Karte bieten. Wenn Sie jedoch ein kostenpflichtiges Geschäftskonto haben, können Sie eine unbegrenzte Anzahl davon verwenden.

Was ist Ihre Lieblings-Trello-Funktion?

Wenn Sie ein aktueller Trello-Benutzer sind, wissen Sie, dass der Umfang seiner Funktionen viel größer ist als diese Liste von Tipps. Und mit mehr Tools, Power-Ups und Integrationen, die ständig hinzugefügt werden, wird es einfach besser. Und denken Sie daran, dass Trello für geschäftliche und berufliche Situationen auch für individuelle Zwecke wie Hausprojekte, Schularbeiten und persönliche Ziele genutzt werden kann.

Was ist dein Lieblings-Trello-Feature? Ist es etwas hier aufgeführt oder ein Juwel, das Sie gerade entdeckt haben? Teile es mit uns in den Kommentaren unten!

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Ein Gedanke zu „5 einzigartige Trello Tipps für das Projektmanagement“

  1. Hallo, schon der 1. Punkt: Connect Cards and Boards ist für mich Gold wert:
    damit bietet sich mir die Möglichkeit, eine Übersicht aller Projekte als Karten auf einem Board zu vereinen (z.B. in den Spalten geplant, laufend, erledigt, abgelehnt) und dann mit einem Klick in die Details einzusteigen, d.h. per Klick auf die Karte zum entsprechenden Board zu gelangen.
    Danke!

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