18 Erweiterte Tipps für Seiten, Zahlen und Keynote

18 Erweiterte Tipps für Seiten, Zahlen und Keynote

iWork ist vielleicht nicht in der gleichen Liga wie Microsoft Office, aber es ist immer noch eine leistungsstarke Office-Suite auf Ihrem Mac.

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Wenn Sie sich mit den Grundlagen von iWork vertraut gemacht haben Wie funktioniert iWork: Grundlagen von Seiten, Zahlen und Keynote Wie iWork funktioniert: Die Grundlagen von Seiten, Zahlen und Keynote Haben Sie die Produktivitäts-Apps von Apple immer als ungeeignet für Ihr Büro abgetan? Bedürfnisse? Es ist Zeit zu überdenken! Read More, Sie sind bereit, mit dem nächsten Schritt fortzufahren, bei dem Sie herausfinden, was Sie sonst noch in den iWork-Apps tun können und wie. Hier finden Sie die folgenden Tipps. Sie heben einige der nützlichen Funktionen hervor, die in allen drei iWork-Apps verfügbar sind (Seiten, Zahlen und Keynote).

Bevor wir zu diesen iWork-Tipps kommen, möchten wir jedoch auf einen signifikanten Namensunterschied zwischen Pages / Numbers und Keynote hinweisen.

Achten Sie auf diese Keynote-Namenskonvention

In Keynote bezeichnet Apple Vorlagen als Themen. Aber wir werden sie in diesem Artikel als Vorlagen bezeichnen, um Verwirrung zu vermeiden.

Beachten Sie jedoch, dass Sie in den Menüoptionen und in Keynote das Word-Thema anstelle der Vorlage sehen. Die Optionen selbst erscheinen an den gleichen Stellen wie in Seiten und Zahlen; es ist nur die Benennung, die sich unterscheidet.

Lasst uns jetzt einige nützliche Funktionen der iWork-Apps erkunden.

1. Ändern der Sprach- und Regionseinstellungen

Mit iWork-Apps können Sie die Sprach- und Regionseinstellungen für jedes Dokument ändern. Diese beeinflussen, wie das Dokument numerische Werte, Währungen, Daten und mehr anzeigt.

Sie können auf die Spracheinstellungen zugreifen, indem Sie auf Datei > Erweitert > Sprache & Region . Standardmäßig sind sie so eingestellt, dass sie den Systemeinstellungen entsprechen, wie Sie sie unter Systemeinstellungen > Sprache & Region .

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Wenn Sie zu einer anderen Sprache und / oder Region wechseln, sehen Sie direkt unter den Einstellungen eine Vorschau der aktualisierten Datenformate. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK , um die Einstellungen zu speichern.

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Wird der Inhalt des Dokuments automatisch aktualisiert, um dem neuen Format zu entsprechen? Nicht alles davon. Sie müssen vielleicht etwas ausprobieren, um herauszufinden, was genau sich ändert.

Aber alle neuen Daten, die Sie eingeben, haben das Format, das in den aktualisierten Einstellungen für Sprache und Region angegeben ist. Aus diesem Grund ist es am besten, diese Einstellungen zu optimieren, sobald Sie das Dokument eingerichtet haben.

2. Anpassen der Autokorrektur-Einstellungen

Die Autokorrektureinstellungen, die Sie unter Systemeinstellungen > Tastatur > Text gilt für Mac OS. Wussten Sie, dass Sie diese für jede iWork-App über Einstellungen > Autokorrektur ?

Ja, Seiten-, Zahlen- und Keynote-Einstellungen haben jeweils eine spezielle Registerkarte mit mehreren Autokorrektur-Einstellungen, die Sie anpassen können, wie Sie es für richtig halten. Neben benutzerdefinierten Einstellungen für die Formatierung und Rechtschreibung verfügen Sie über benutzerdefinierte Listen für den Textersatz.

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3. Verleihen Sie Objekten ein neues Aussehen mit Stilen

iWork verfügt über voreingestellte Kombinationen von Farben, Schriftarten, Formen und mehr, um das Erscheinungsbild von Objekten zu ändern. Sie finden diese Stile im Format Inspektor.

Natürlich hängen die Optionen, die Sie im Inspektor sehen, von dem ausgewählten Objekt ab, und der Name der entsprechenden Registerkarte variiert ebenfalls. Aber keine Sorge, denn die Registerkarten sind super einfach zu finden.

Sie sehen eine Registerkarte Stil für Textfelder, Formen und Medien. Tabellenstile werden auf der Registerkarte Tabelle und Diagrammstile auf der Registerkarte Diagramm angezeigt. Auf der Registerkarte Text werden Absatzstile und Zeichenformate angezeigt.

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Wählen Sie zum Anwenden eines Stils das Objekt aus, auf das Sie neue Farbe anwenden möchten, und wählen Sie einen der voreingestellten Stile aus.

4. Benutzerdefinierte Stile erstellen

Mit iWork-Apps können Sie eigene Stile erstellen. Wählen Sie ein Objekt aus, dessen Stil Sie speichern möchten, und klicken Sie auf Format > Erweitert > Erstellen Sie einen Stil .

Wünschen Sie eine Ein-Klick-Verknüpfung anstelle der Menüoption? Klicken Sie auf die Schaltfläche + , die den vorhandenen Stilen im Inspector Format folgt. Und dort ist Ihr Stil jetzt als Voreinstellung gespeichert!

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Für Absatz-, Zeichen- und Listenstile finden Sie das füge hinzun an einem etwas anderen Ort. Es befindet sich oben rechts in der Stilliste.

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Es ist schade, dass Apple die Importfunktion, mit der Sie benutzerdefinierte Stile von einem Dokument in ein anderes importieren konnten, aufgegeben hat. Sie können das immer noch tun, aber es erfordert ein wenig zusätzlichen Aufwand, und Sie können immer nur einen benutzerdefinierten Stil nach dem anderen verschieben.

Zuerst müssen Sie das Objekt auswählen, dessen Stil Sie kopieren möchten, und dann auf Format > Stil kopieren . Dann müssen Sie das Format > Stil einfügen -Option in dem Dokument, in dem Sie den Stil reproduzieren möchten.

5. Hyperlinks hinzufügen

Wählen Sie den Text aus, für den Sie einen Hyperlink erstellen möchten, und rufen Sie das Format > Fügen Sie das Link -Menü oder das Rechtsklick-Menü hinzu, um loszulegen. Sie sehen, dass Sie Links zu Webseiten und E-Mail-Adressen erstellen können.

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In Keynote können Sie auch auf bestimmte Folien verweisen. Ebenso können Sie mit bestimmten Elementen (Lesezeichen) eines Dokuments in Pages verlinken. Natürlich benötigen Sie ein Lesezeichen, bevor Sie einen Link erstellen können.

Um ein Lesezeichen zu erstellen, wählen Sie zuerst das Element aus, auf das Sie schnell zugreifen möchten. Klicken Sie dann im Bereich Lesezeichen des Dokument Inspektors auf die Schaltfläche Lesezeichen hinzufügen . Das Lesezeichen wird in der Liste unterhalb der Schaltfläche angezeigt.

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6. Dateien komprimieren

Das Einfügen von Medienobjekten wie Fotos und Filmen in ein iWork-Dokument kann die Dateigröße erheblich erhöhen. Das liegt daran, dass die Datei diese Objekte in ihrer ursprünglichen Größe und Auflösung speichert, selbst wenn Sie sie skaliert haben.

Natürlich ist das nützlich, wenn Sie die Originalversionen der Medienobjekte wiederherstellen möchten. Aber als Kompromiss müssen Sie mit einer größeren Datei umgehen.

Wie wäre es mit der Komprimierung von Dateien, indem Sie iWork Audio / Video trimmen lassen und die Bildauflösung verringern? Klicken Sie auf Datei > Erweitert > Dateigröße reduzieren macht den Trick. Achten Sie darauf, die Option zu verwenden, nachdem alles im Dokument vorhanden ist und alle Medienobjekte die gewünschte Größe haben.

Als Nächstes erhalten Sie eine Nachricht, die Ihnen mitteilt, wie sehr die App die Dateigröße reduzieren wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Reduzieren , um mit der Komprimierung fortzufahren.

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7. Objekte sperren

Begeben Sie sich oft auf Elemente, die Sie nicht haben wollen? Verhindern Sie das, indem Sie Objekte mit dem Anordnen > Sperren -Option. Du musst dieses eine Objekt nicht gleichzeitig tun; Das Sperren funktioniert auch dann, wenn Sie mehrere Objekte ausgewählt haben.

Mit Ausnahme von Kommentarfeldern können Sie alle Arten von Objekten sperren, die in der primären Symbolleiste einer iWork App aufgelistet sind. Dazu gehören Textfelder, Tabellen, Formen, Bilder und Videos.

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Können Sie Objekte in Pages nicht sperren? Manchmal sehen Sie die Sperre < Die Option / strong> ist im Menü Anordnen der Anwendung Pages ausgegraut. Probieren Sie diese nächste Korrektur aus, um sie zu aktivieren.

Öffnen Sie zunächst den Inspector Format für das ausgewählte Objekt und wechseln Sie zu seiner Registerkarte Anordnen . Wechseln Sie im Bereich Objektplatzierung von der Registerkarte Mit Text verschieben zum Tab Auf Seite bleiben . Dadurch sollte die Option Sperren für das ausgewählte Objekt zurückgegeben werden.

Wenn Sie ein Objekt, das Sie gesperrt haben, verschieben oder bearbeiten möchten, müssen Sie es zuerst entsperren, indem Sie auf Anordnen > Entsperren .

8. Objekte gruppieren

Sagen wir, Sie möchten ein paar Objekte verschieben, ohne deren relative Position zueinander zu stören. Oder vielleicht möchten Sie den gleichen Stil auf alle anwenden. In solchen Fällen hilft es, wenn Sie diese Objekte als ein einzelnes Objekt behandeln können. Sie können das wirklich, sobald Sie sie zusammen gruppiert haben, indem Sie auf Anordnen > Gruppe .

Um die gruppierten Objekte zu trennen und einzeln zu bearbeiten, müssen Sie nur die Gruppe auswählen und auf Anordnen > Gruppierung aufheben

Sie können Objekte auch gruppieren / loslösen (plus Sperren / Entsperren), indem Sie mit der rechten Maustaste klicken oder das Kontroll -Klick-Menü drücken.

9. Behalten Sie die Arrangier-Tools Handy

Der Inspector Format enthält eine Registerkarte Anordnen , um Optionen zum präzisen Positionieren von Objekten zu erhalten. Aber es ist mühsam, jedes Mal von einer der anderen Registerkarten zu wechseln.

Warum sollten Sie die Anordnen Tools nicht leichter zugänglich machen? Geben Sie ihnen ein dediziertes portables Fenster, indem Sie auf Ansicht > Zeige Arrangier-Tools . Sie können auch Farben und Bild anpassen Werkzeuge in ähnlichen Popout-Bereichen, indem Sie im Menü Ansicht auf die entsprechende Option Zeigen klicken.

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10. Schneller Zugriff auf die Ansichtsoptionen

Sehen Sie die kleine Schaltfläche Ansicht in der Symbolleiste ganz links? Es blendet ein nützliches Menü aus, um die Sichtbarkeit von wichtigen Bildschirmelementen wie Linealen, Kommentaren und der Suche & Ersetzen Sie das Feld .

Je nach verwendeter iWork-App können Sie mit dem Menü Anzeigen in der Symbolleiste auf einige spezielle Funktionen zugreifen. In Pages können Sie beispielsweise Miniaturansichten ausblenden und die Wortanzahl in diesem Menü anzeigen. In Keynote können Sie zwischen verschiedenen Layouts wechseln und auch Master-Folien bearbeiten.

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11. Ausblenden der Vorlagenauswahl

Wenn Sie eine iWork-App öffnen, werden Ihnen eine Reihe von übersichtlichen, zeitsparenden Vorlagen angezeigt, aus denen Sie auswählen können.

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Obwohl die Vorlagen nützlich sind, möchten Sie möglicherweise jedes Mal mit einem leeren Dokument beginnen. In diesem Fall wird die Vorlageauswahl zu einem lästigen Popup. Es zu verstecken ist einfach.

Gehen Sie zuerst zum Abschnitt Einstellungen mit der Verknüpfung Cmd + Komma . Wählen Sie im Abschnitt Für neue Dokumente auf der Registerkarte Allgemein das Optionsfeld für Vorlage verwenden aus.

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In Seiten und Zahlen ist die Standardvorlage Leer , in Keynote dagegen Gradient . Sie müssen jedoch nicht bei diesen bleiben. Wählen Sie die Vorlage ändern unter der Option Vorlage verwenden aus, um einen neuen Standard auszuwählen. Sie können auch eine neue Vorlage erstellen, um sie als Standard zu verwenden. Wir werden sehen, wie das im nächsten Abschnitt gemacht wird.

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Möchten Sie auf die Vorlageauswahl zugreifen, nachdem Sie sie ausgeblendet haben? Rufen Sie sie auf, indem Sie die Option , wenn Sie ein neues Dokument erstellen. Option + Befehl + N ist die entsprechende Verknüpfung.

12. Erstellen Sie neue Vorlagen

Lassen Sie uns sagen, Sie haben ein iWork-Dokument gerade so eingerichtet, und jetzt möchten Sie das als Ausgangspunkt für zukünftige Dokumente verwenden. Sie können das Modelldokument als Vorlage speichern. Klicken Sie dazu auf Datei > Als Vorlage speichern . (In Keynote sehen Sie Thema speichern statt Als Vorlage speichern .)

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Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld auf Zur Vorlagenauswahl hinzufügen , um die Vorlage am Standardspeicherort zu speichern. Es wird dann im Abschnitt Meine Vorlagen des Vorlagenwählers angezeigt. Wenn Sie die Vorlage an einem anderen Ort speichern möchten, klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche Speichern .

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13. Platzhalter für Text und Medien erstellen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage bearbeiten, müssen Sie jedes Mal die vorhandenen Textabschnitte auswählen, wenn Sie sie ersetzen möchten. Dieses Problem tritt nicht auf, wenn die Textausschnitte in der Vorlage Platzhalter sind. Wenn dies der Fall ist, können Sie sofort mit der Eingabe von Text beginnen, ohne zuerst den vorhandenen Text auswählen zu müssen.

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Wenn Sie Platzhalter für Medien definieren, können Sie sie im Handumdrehen durch neue Medien ersetzen. Sie müssen lediglich auf die Schaltfläche Bild hinzufügen unten rechts auf dem Platzhalter selbst klicken (siehe Abbildung unten).

Dies öffnet den Popup-Media-Explorer, aus dem Sie das gewünschte Bild oder Video auswählen können. Sie müssen sich nicht mit der Größenänderung oder Neugestaltung der neuen Medien herumschlagen. Sie nehmen den gleichen Stil an wie der Platzhalter.

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Wie Sie sehen, spart Platz für Text und Medien viel Zeit und Sie möchten diese beim Erstellen nutzen Vorlagen. Das ist ziemlich einfach.

Wählen Sie ein beliebiges Stück Text, das Sie als Platzhalter definieren möchten, und klicken Sie auf Format > Erweitert > Definieren Sie als Text Placeholder . Wenn Sie ein Bild oder ein Video als Platzhalter festlegen möchten, wählen Sie stattdessen die Option Als Medienplatzhalter definieren aus demselben Menü.

14. Vorgefertigte Vorlagen importieren

Sie müssen keine benutzerdefinierten Vorlagen erstellen. Warum nicht ein paar tolle aus iWorkCommunity importieren? Sie sind frei zu benutzen! (Sie können auch „Vorlagen von Freunden und Familie per E-Mail“ ausleihen.)

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iWorkCommunity hat Vorlagen für Arbeitszeittabellen, Spendenaktionen, Zeitschriften und viele andere Arten von Dokumenten. Laden Sie eine beliebige Vorlage herunter und öffnen Sie sie mit der entsprechenden iWork-Anwendung.

Die Vorlage wird als reguläre Datei geöffnet. Um es zu installieren, müssen Sie es als eine benutzerdefinierte Vorlage speichern, wie wir im obigen Abschnitt gesehen haben. Sobald Sie dies getan haben, wird es wie gewohnt im Bereich Meine Vorlagen des Vorlagen-Choosers angezeigt.

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15. Vorherige Dateiversionen wiederherstellen

iWork Apps speichern Ihre Arbeit automatisch in regelmäßigen Intervallen, nachdem Sie eine Datei einmal gespeichert haben, indem Sie sie benennen. Sie können alle vorherigen Dateiversionen mit der Datei Datei > Zurückkehren zu > Alle Versionen durchsuchen -Option. Das bringt das Dateiversionssystem auf macOS in Aktion. Wenn eine bestimmte Version der Datei als Wiederherstellungspunkt gespeichert werden soll, klicken Sie auf Datei > Speichern Sie oder drücken Sie Befehl + S , um diese Version manuell zu speichern. Es wird dann zusammen mit den automatisch gespeicherten Versionen angezeigt und Sie können es jederzeit wiederherstellen.

16. Dateien in Microsoft Office-Formaten sichern

Wenn Sie eine maximale Kompatibilität für Ihre Office-Dateien über die meisten Plattformen und Softwareversionen sicherstellen möchten, behalten Sie eine Kopie von:

  • Pages-Dokumente als DOC (Word) -Dateien,
  • Zahlen-Tabellen als XLS (Excel) -Dateien und
  • Keynote-Präsentationen als PPT-Dateien (PowerPoint).

Sie verlieren mit diesem Ansatz möglicherweise einige Dateieinstellungen, aber Ihre Daten sind mehr oder weniger intakt und abwärtskompatibel. Jetzt sehen wir, wie diese Dateien tatsächlich exportiert werden.

Sehen Sie unter Datei > Exportieren nach , um die entsprechende Microsoft Office-Anwendung zum Exportieren Ihrer Datei zu finden. Wenn das Dialogfeld Dokument exportieren angezeigt wird, wählen Sie das gewünschte Format im Abschnitt Erweiterte Optionen aus.

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Denken Sie daran, dass DOC, XLS und PPT ältere Dateiformate sind, die Microsoft vor langer Zeit durch DOCX, XLSX und PPTX ersetzt hat Formate jeweils. Erkunden Sie letzteres mit unserem Artikel über seltene Office-Dateiformate.

17. Dateien mit Passwörtern oder Touch-ID schützen

Mit den iWork-Apps können Sie Ihre Dateien hinter einem Passwort verstecken. Klicken Sie auf Datei > Legen Sie das Passwort fest, , um mit der Einrichtung zu beginnen. Achten Sie darauf, einen Kennworthinweis für den einfachen Rückruf hinzuzufügen. Wenn Sie möchten, dass Keychain das Passwort für Sie speichert, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen: Merken Sie sich dieses Passwort in meinem Schlüsselbund . Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort festlegen , um das Sperren Ihrer Datei abzuschließen.

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Wenn Ihr Mac Touch ID zum Entsperren von Fingerabdrücken unterstützt, können Sie diese Funktion zum Entsperren von iWork-Dateien verwenden. Aber zuerst müssen Sie Seiten, Zahlen und Keynote einrichten, um die Touch ID zu verwenden. Wählen Sie dazu im Abschnitt Einstellungen jeder dieser Apps das Kontrollkästchen Touch-ID verwenden aus.

Die Touch-ID funktioniert nur zusammen mit einem Textpasswort, sodass Sie zum Sperren / Entsperren einer Datei nicht nur die Touch ID verwenden können. Sie müssen zuerst ein Textkennwort einrichten, und während Sie dies tun, können Sie die Option Mit Touch ID öffnen auswählen.

18. Was ist neu?

Möchten Sie wissen, was das neueste iWork-Update für Sie bereithält? Klicken Sie auf Hilfe > Was ist neu in in einer beliebigen iWork App, um die Highlights in einem Popup-Fenster anzuzeigen? Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter , um die Box zu schließen. Wenn Sie mehr über die wichtigsten neuen Funktionen erfahren möchten, klicken Sie auf den Link Komplette Funktionsliste , um die entsprechende Apple Support-Seite aufzurufen.

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Teilen Sie ein iWork-Geheimnis oder zwei selbst

Ob Sie Microsoft Office für iWork 5 Gründe ablegen, sollten Sie stattdessen iWork verwenden von Microsoft Office 5 Gründe, warum Sie iWork anstelle von Microsoft Office verwenden sollten Viele langjährige Office-Benutzer werden nicht bereit sein, von den Anwendungen, an die sie gewöhnt sind, zu wechseln, aber es ist Zeit, iWork eine weitere Chance zu geben. Lesen Sie mehr oder verwenden Sie beide Office-Suiten nebeneinander liegt ganz bei Ihnen. In jedem Fall spart Ihnen das Erlernen der besten Tipps und Tricks für iWork viel Zeit.

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