14 Tipps, um Zeit in Microsoft Excel

14 Tipps, um Zeit in Microsoft Excel

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Microsoft Excel ist ein robustes Werkzeug mit vollem Funktionsumfang für Arbeitsmappen und Tabellenkalkulationen. Ob Sie es bei der Arbeit oder zu Hause verwenden, mit Funktionen, die Ihnen Zeit sparen, können Sie schneller zum nächsten Job wechseln.

Hier sind einige praktische Möglichkeiten, um schnell durch Ihre Arbeitsmappen, Tabellen und damit verbundenen Aufgaben zu fliegen.

1. Zeitsparende Vorlagen

Einer der besten Zeitsparer für die meisten Aufgaben ist die Verwendung einer Vorlage. Sie können sie in Microsoft Word verwenden. So verwalten Sie Ihr Projekt mit Word-Vorlagen So verwalten Sie Ihr Projekt mit Word-Vorlagen Im Projektmanagement ist die Vorbereitung die halbe Miete. Um Ihr Projekt zu organisieren und zu dokumentieren, benötigen Sie möglicherweise viele verschiedene Berichte, Formulare oder Pläne. Wir haben eine Auswahl an Word-Vorlagen zusammengestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Weitere Informationen zu Besprechungsagenda, Newslettern oder Berichten. In Excel sind Vorlagen genauso nützlich. Für Projekt-Timelines, Kalender, Rechnungen, Budgets und mehr kann die Nutzung dieser praktischen vorformatierten Tools definitiv Zeit sparen.

Vorlagen erhalten So machen Sie Ihr Projekt zu einem Erfolg mit Excel-Vorlagen So machen Sie Ihr Projekt zu einem Erfolg mit Excel-Vorlagen Excel-Vorlagen sind ein wesentliches Werkzeug im Portfolio eines effektiven Projektmanagers. Selbst im kleinsten Projekt können Vorlagen Ihr Leben erleichtern und erheblich Zeit sparen. Wir haben eine Auswahl zusammengestellt. Lesen Sie mehr, die Sie brauchen, ist genauso einfach wie die Verwendung. Die Microsoft-Website bietet eine Vielzahl von Excel-Vorlagen für Kalender, Planer, Ausgaben-Tracker und Arbeitszeitnachweise. Vertex42 bietet eine gute Auswahl an Zeitplänen, Budgets, To-Do-Listen und Bilanzen. Eine weitere großartige Ressource ist Spreadsheet 123 für Rechnungen, Inventar, Anmeldungsblätter und Anwesenheitsformulare.

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2. Einfrieren von Zeilen und Spalten

Wenn Sie eine umfangreiche Tabelle mit vielen Daten haben, müssen Sie möglicherweise zu weit nach unten oder sogar nach unten scrollen, um alles anzuzeigen. Das bedeutet, dass du deine Überschriften aus den Augen verlierst und ständig zurückscrollst, um sie zu sehen. Wenn Sie jedoch die Zeilen und Spalten einfrieren, bleiben diese Header erhalten, während Sie sich durch Ihre Tabelle bewegen.

  • Navigieren Sie zum Tab Anzeigen und wählen Sie in der Multifunktionsleiste Freeze Panees .
  • Wählen Sie im Dropdown-Menü „Freeze-Bereiche“ die Option Erste Zeile einfrieren , Erste Spalte einfrieren aus oder wählen Sie bei Bedarf beide aus.
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    Wenn Sie nun nach oben, unten, rechts oder links blättern, werden Sie bemerken, dass Ihre Header sichtbar bleiben. So heben Sie das Freigeben dieser Zeilen und Spalten auf Verwalten von Spalten in Excel Verwalten von Spalten in Excel Müssen Sie Spalten in einer komplexen Tabelle hinzufügen, verschieben, ausblenden oder ändern? Keine Panik. Wir zeigen Ihnen grundlegende Excel-Spaltenoperationen, um Ihre Daten zu organisieren. Lesen Sie mehr, wählen Sie einfach den Befehl Einfrieren von Bereichen erneut und klicken Sie auf Bereiche aufheben> .

    Beachten Sie, dass der Prozess in älteren Versionen von Excel ein wenig anders ist. Wählen Sie die Zelle aus, die für die Zeile und die Spalte, die Sie einfrieren möchten, gemeinsam ist, und klicken Sie dann auf Fenster fixieren .

    3. Ausführen des Füll-Handle

    Das Füll-Handle in Excel kann eine große Zeitersparnis bedeuten, wenn Sie mehrere Zellen füllen müssen, und es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, wie diese Funktion verwendet werden kann. Zuerst können Sie schnell eine Liste von Zahlen erstellen, die hochzählen, indem Sie 1 in die erste Zelle und 2 in die Zelle darunter eingeben. Wählen Sie dann beide Zellen aus, und wenn der Füllpunkt angezeigt wird, ziehen Sie einfach, um die Zellen nach Bedarf aufzufüllen.

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    Wenn Sie die Funktion für Datumsangaben verwenden, können Sie einfach eine Spalte oder Zeile in Schritten von einem Tag füllen. Sie können beispielsweise 12/25/16 in die Zelle eingeben und diese Zelle auswählen. Wenn der Füllpunkt angezeigt wird, ziehen Sie einfach, um nachfolgende Daten hinzuzufügen. Dieses Manöver funktioniert auch mit Wochentagen und Monaten des Jahres sowie abwärts durch eine Spalte und quer durch eine Reihe.

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    Eine weitere nützliche Anwendung für das Füll-Handle So sparen Sie Zeit in Excel mit dem Füll-Handle So sparen Sie Zeit in Excel mit der Füllung Handle Read More ist, wenn Sie eine ganze Spalte mit dem gleichen Wert für Ihre Tabelle füllen müssen. Wenn Sie beispielsweise ein Wort oder einen Buchstaben eingeben, wählen Sie die Zelle aus und doppelklicken Sie auf den Füllpunkt. Dadurch wird dieser Wert in die verbleibenden Zellen der Spalte so weit nach unten eingegeben, wie Ihre Tabelle Daten enthält.

    4. Transponieren von Spalten und Zeilen

    Wenn Sie eine Tabelle verwenden, die Überschriften in Spalten oder Zeilen (oder beiden) verwendetund entscheiden, dass sie besser in die entgegengesetzte Richtung arbeiten würden, gibt es einen einfachen Prozess, um die Änderung zu machen. Dies erspart Ihnen, diese Überschriften erneut eingeben zu müssen. Hier sind die Schritte zum Verschieben von Zellen aus Zeilenüberschriften in Spaltenüberschriften.

  • Wählen Sie die Zellen in der Spalte aus, die die Überschriften enthalten.
  • Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren oder klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf die Schaltfläche Kopieren .
  • Wählen Sie die Zelle in der Zeile und Spalte aus, in der die Überschriften beginnen sollen.
  • Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Inhalte einfügen oder Einfügen und dann Inhalte einfügen auf Startseite Registerkarte der Multifunktionsleiste.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen unten rechts, das Transponieren angibt.
  • Klicken Sie auf OK .
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    5. Zugreifen auf den Rechner

    Sie können zwar ein Add-In verwenden, das einen Taschenrechner in die Seitenleiste Ihrer Tabelle bringt, aber Sie können auch die integrierte Taschenrechnerfunktion nutzen. Dies ist praktisch, wenn Sie schnelle Berechnungen durchführen möchten, die nicht in Ihrer Tabelle enthalten sind. 5 Excel-Formeln müssen Sie wissen, Ihre Steuern zu tun? 5 Excel-Formeln müssen Sie wissen Es ist zwei Tage, bevor Ihre Steuern fällig sind und Sie nicht eine weitere Gebühr für die späte Einreichung bezahlen wollen. Dies ist die Zeit, die Kraft von Excel zu nutzen, um alles in Ordnung zu bringen. Weiterlesen . Und Sie können den Taschenrechner entweder zu Ihrer Multifunktionsleiste oder der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

    Um den Taschenrechner zu jedem Ort hinzuzufügen, wählen Sie zuerst Datei > Optionen . Wählen Sie dann entweder Multifunktionsleiste anpassen oder Symbolleiste für den Schnellzugriff aus, je nachdem, wo Sie es haben möchten. Wählen Sie im Dropdown-Feld Befehle aus auswählen Alle Befehle aus. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf Rechner und anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen , um sie in die Symbolleiste einzufügen. Beachten Sie, dass Sie eine benutzerdefinierte Gruppe erstellen und hinzufügen müssen, wenn Sie sie der Multifunktionsleiste hinzufügen möchten.

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    6. Verknüpfen mit Tabs oder Zellen

    Wenn Ihre Arbeitsmappe mehrere Arbeitsblätter mit Daten enthält, auf die zwischen ihnen verwiesen wird, ermöglicht das Erstellen einer direkten Verknüpfung einen schnellen Zugriff. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Arbeitsmappe freigeben, damit andere schnell zu diesen Daten wechseln können. Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um den Link zu erstellen:

  • Wählen Sie die Zelle aus, die die Daten enthält, die Sie verknüpfen möchten.
  • Klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Hyperlink oder gehen Sie zum Tab Einfügen und klicken Sie im Menüband auf Hyperlink .
  • Wählen Sie im Popup-Fenster In dieses Dokument einfügen .
  • Geben Sie dann den Text ein, der in dieser Zelle angezeigt werden soll, eine bestimmte Zellenreferenz, falls gewünscht, und die Tabelle in der Arbeitsmappe mit den Daten, mit denen Sie verlinken.
  • Klicken Sie auf OK .
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    7. Verwenden von Tastaturkürzeln

    Wenn Sie ein begeisterter Excel-Benutzer sind, dann können Tastaturkürzel Ihnen sicherlich Zeit sparen. 3 Wichtige zeitsparende Excel-Abkürzungen, die Sie kennen sollten 3 Wichtige zeitsparende Excel-Abkürzungen, die Sie kennen sollten Excel kann Kopfschmerzen für Uneingeweihte, aber mit diesen Abkürzungen in der Hand sparen Sie sich eine Menge Zeit vorwärts! Weiterlesen . Obwohl es fast zu viele Tastaturkürzel zum Auflisten gibt, hier sind einige, die Ihre Aufgaben beschleunigen können.

    • F4 (oder Fn + F4 ), um den letzten Befehl zu wiederholen, einschließlich Formatierungsänderungen wie Farbe oder Schriftart.
    • Alt + H , E , A zum Löschen des Inhalts, der Formatierung und anderer an die ausgewählten Zellen angehängter Daten .
    • Strg + W um eine Tabelle zu schließen und Strg + O , um eine zu öffnen.
    • Strg + Umschalt + Doppelpunkt , um die aktuelle Uhrzeit und Strg + Umschalt + Semikolon für das aktuelle Datum einzugeben.
    • Umschalt + F9 um das aktive Arbeitsblatt zu berechnen.
    • Umschalt + Tab , um zur vorherigen Zelle oder Option zu wechseln.
    • Strg + Start , um zum Anfang der Tabelle zu wechseln.
    • Strg + Bild ab , um zur nächsten Tabelle in einer Arbeitsmappe zu wechseln und Strg + Bild auf , um zur vorherigen zu wechseln.

    8. Arbeiten mit AutoSum

    Manche denken vielleicht, dass das Arbeiten mit Formeln in Excel zu zeitaufwendig ist. Aber selbst bei einfachen Gleichungen können diese integrierten Funktionen Ihre Tabellenkalkulation definitiv schneller voranbringen.

    Sofern Sie es nicht aus der Multifunktionsleiste verschoben oder gelöscht haben, verwenden Sie AutoSum Schaltfläche sollte auf Ihrer Registerkarte Startseite sein. Diese praktische Funktion bietet Ihnen die gängigsten Formeln mit einem Klick. Sie können eine Gruppe von Zahlen hinzufügen, zählen oder mitteln oder das Minimum oder Maximum von ihnen erhalten. Klicken Sie einfach auf den Pfeil auf der Schaltfläche AutoSum , um Ihre Formel auszuwählen.

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    Zusätzlich zur AutoSum-Funktion enthält Ihre Registerkarte Formeln noch mehr Optionen. Jede Formel ist in einer Kategorie zusammengefasst, um das Auffinden zu erleichtern. Sie können zwischen finanziellen, logischen, mathematischen, statistischen oder technischen Funktionen wählen.

    Aber für die am häufigsten verwendeten Formeln ist die AutoSum-Funktion schnell und bequem.

    9. Einfache bedingte Formatierung verwenden

    Bedingte Formatierung ist eine weitere dieser Excel-Funktionen, die viele Benutzer einschüchtern könnten. Für Daten, die auf der Seite angezeigt werden sollen, handelt es sich jedoch um ein großartiges Tool.

    Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Tabelle mit Daten aus einer Umfrage und auf einen Blick möchten Sie sehen, wie viele Ja-Antworten Sie haben, im Gegensatz zu Nein-Antworten. Diese Schritte zeigen Ihnen, wie Sie einfache Formatierung anwenden.

  • Wählen Sie die Zellen aus, die die Ja / Nein-Antworten enthalten.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf das Dropdown-Feld Bedingte Formatierung .
  • Wählen Sie Zellenregeln markieren und dann Text, der enthält.
  • Geben Sie das Wort Ja in das linke Feld ein und wählen Sie die Formatierung aus dem rechten Feld.
  • Befolgen Sie die gleichen Schritte für die Nein-Antworten.
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    Sie werden dann sehen, dass alle Ja- und Nein-Antworten wie von Ihnen ausgewählt formatiert sind, sodass sie leicht zu erkennen sind.

    Wenn Sie beabsichtigen, weitere Daten hinzuzufügen, können Sie diese bedingte Formatierung auch auf die gesamte Spalte oder Zeile und nicht nur auf eine Zellengruppe anwenden. Auf diese Weise werden zukünftige Daten bei der Eingabe automatisch formatiert. Möchten Sie mehr erfahren? Werfen Sie einen Blick auf unseren speziellen Artikel zur bedingten Formatierung Formatieren von Daten in Excel-Tabellen mit bedingter Formatierung Automatisches Formatieren von Daten in Excel-Tabellen mit bedingter Formatierung Mit der Funktion zur bedingten Formatierung von Excel können Sie einzelne Zellen in einer Excel-Tabelle basierend auf ihrem Wert formatieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies für verschiedene alltägliche Aufgaben verwenden können. Weiterlesen .

    10. Schnelles Einfügen von Charts

    Die Charts-Funktion in Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um Ihre Daten visuell anzuzeigen. Und Sie können aus einer Vielzahl von Diagrammtypen wie Kuchen, Bar, Linie, Spalte und vielen anderen wählen.

    Mit dem obigen Beispiel der bedingten Formatierung für Ja / Nein-Antworten können Sie ein Diagramm mit nur wenigen Klicks einfügen.

  • Wählen Sie die Zellen aus, die die Ja / Nein-Antworten enthalten.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen auf Empfohlene Diagramme . Mit dieser Option nimmt Excel Ihre Daten und legt sie in den Diagrammtyp, der am besten passt.
  • Wenn Ihnen das Diagramm gefällt, klicken Sie auf OK und es wird in Ihre Tabelle eingefügt.
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    Dies ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, ein Diagramm in Excel zu erstellen und dauert nur eine Minute. Wenn Ihnen das für Sie erstellte Diagramm jedoch nicht gefällt, können Sie im Popup-Fenster auf die Registerkarte Alle Diagramme klicken und mit anderen Typen experimentieren.

    Weitere Informationen zum Formatieren Ihres Diagramms finden Sie hier Alles zum Erstellen eines Kreisdiagramms So erstellen Sie ein Kreisdiagramm in Microsoft Excel So erstellen Sie ein Kreisdiagramm in Microsoft Excel Jeder kann ein einfaches Kreisdiagramm erstellen. Aber können Sie es perfekt formatieren? Wir bringen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Weiterlesen .

    11. Sortieren mit Filtern

    Wenn Sie eine Tabelle mit vielen Datenspalten haben, können Sie sie nach einer bestimmten Spalte sortieren oder filtern. Zwar gibt es mehrere Möglichkeiten, dies zu tun, aber die Verwendung eines Filters ist der schnellste und sicherste Weg, dies zu tun.

  • Wählen Sie das gesamte Blatt aus, indem Sie auf das Dreieck neben Ihrer ersten Spalte oben links klicken.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf Sortieren & Filter
  • Wählen Sie Filter .
  • Das ist es! Bei dieser schnellen Bewegung wird für jede Spalte ein Pfeil in die erste Zeile eingefügt. Wenn Sie auf einen Pfeil klicken, können Sie das gesamte Blatt nach dieser Spalte sortieren. Wenn es ein Datumsfeld ist, können Sie vom ältesten zum neuesten sortieren und wenn es ein Textfeld ist, können Sie alphabetisch sortieren.

    Darüber hinaus können Sie die Daten filtern, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen. Wenn Sie auf einen Pfeil klicken, werden neben Ihren Einträgen Kontrollkästchen angezeigt. Wenn Sie diese Felder markieren und die Markierung aufheben, werden die Daten so gefiltert, dass Sie genau sehen, was Sie benötigen.

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    Das Schöne an der Verwendung der Funktion Filter ist, dass sie sich nicht negativ auf den Rest Ihrer Daten auswirkt. Wenn Sie ein ganzes Blatt sortieren, passt Excel alle Spalten an Und, wenn Sie filtern, wird Excel einfach verbergen, was Sie nicht sehen möchten.

    12. Verwenden des Format-Malers

    Wenn Sie andere Microsoft Office-Anwendungen wie Word verwenden, Vielleicht kennen Sie den Format Painter schon: In Excel können Sie mit diesem praktischen Werkzeug mit einem einzigen Klick die gleiche Formatierung von einer oder mehreren Zellen auf andere anwenden.

  • Wählen Sie die Zelle, Zellgruppe, Zeile aus oder Spalte, von der Sie die Formatierung kopieren möchten.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte Startseite auf Format Painter .
  • Auswählen die Zelle, Zellengruppe, Zeile oder Spalte, in die die Formatierung kopiert werden soll.
  • Dies ist eine fantastische Möglichkeit, schnell hilfreiche Formatierungen von Zellen ohne manuelle Arbeit auf andere anzuwenden.

    13. Umschalten und Anzeigen von Fenstern

    Gibt es t wenn Sie mit mehr als einer Excel-Arbeitsmappe gleichzeitig arbeiten müssen? Vielleicht müssen Sie Daten überprüfen, vergleichen oder sogar Daten von einer Arbeitsmappe in eine andere kopieren. Excel bietet eine Reihe nützlicher Funktionen zum Anzeigen. Wechseln Sie zum Tab Anzeigen , um diese Optionen anzuzeigen.

    • Alle anordnen :   Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, können Sie alle geöffneten Arbeitsmappen auf einem Bildschirm anordnen. Wählen Sie zwischen einer gekachelten, horizontalen, vertikalen oder Kaskadenansicht.
    • Seite an Seite anzeigen : Mit dieser Option können Sie zwei offene Arbeitsmappen auswählen, die nebeneinander oder übereinander angezeigt werden. Dies ist ideal für Vergleiche.
    • Windows wechseln : Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie mehrere Excel-Arbeitsmappen gleichzeitig geöffnet haben und schnell zwischen ihnen wechseln möchten. Mit dieser tollen Funktion ist keine Minimierung und Maximierung von Fenstern erforderlich.

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    14. Installieren von praktischen Add-Ins

    Office-Add-Ins ähneln Browsererweiterungen insofern, als sie Tools zur Verbesserung Ihrer Anwendungserfahrung, Daten und Effizienz darstellen. In Excel stehen Ihnen je nach Bedarf viele hilfreiche Add-Ins zur Auswahl.

    Wählen Sie die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf Speichern . Sie können dann Tools nach Kategorie auschecken. Die Kategorie „Produktivität“ enthält beispielsweise Add-Ins für die Dokumentenautomatisierung und eine Vorlagengalerie. Und die Kategorie Projektmanagement enthält Add-Ins für Gantt-Diagramme und Aktivitäts-Timer.

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    Einige Add-Ins sind kostenlos, während andere kostenpflichtig sind. Überprüfen Sie daher die Details, bevor Sie eine installieren. Und wenn Sie nach kostenlosen Excel-Add-Ins suchen 8 Kostenlose Excel-Add-Ins zur Erstellung von visuell ansprechenden Tabellenkalkulationen 8 Kostenlose Excel-Add-Ins zur Erstellung visuell ansprechender Tabellenkalkulationen Diese Microsoft Excel-Add-Ins können Ihnen dabei helfen, Daten in visuell ansprechende Diagramme umzuwandeln Grafiken. Lassen Sie Ihre Tabellen für sich sprechen. Lesen Sie mehr, um mit Visualisierungen zu helfen, wir haben Sie abgedeckt.

    Was sind Ihre bevorzugten zeitsparenden Funktionen?

    Da wir weiterhin Microsoft Excel verwenden, finden wir immer wieder kleine Tricks. Wie Sie Ihre Excel-Tabelle an Ihren Bildschirm anpassen können Ihre Excel-Tabelle auf Ihrem Bildschirm Haben Sie es satt, Excel-Tabellen an Ihren Bildschirm anzupassen? Hier sind drei schnelle Lösungen, mit denen Sie Ihre Tabelle viel einfacher anzeigen können. Lesen Sie mehr, die uns helfen, Zeit zu sparen.

    Haben Sie eigene Tricks, die Sie regelmäßig verwenden und mit anderen teilen möchten? Bitte teilen Sie diese hilfreichen Tipps in den Kommentaren unten!

    Bildnachweis: Andreas Poertner / Shutterstock

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