13 Tipps zur Verwaltung der Daten in Salesforce.com

13 Tipps zur Verwaltung der Daten in Salesforce.com

Salesforce.com wird zunehmend als Datensystem für viele Aspekte der Kundenbeziehung genutzt. Während dies unter die Kategorie „duh“ fällt, sind die Daten im System nicht zu einem strategischen Bestandteil. Mit jeder Veränderung der Führung in Vertrieb, Marketing oder Kunden-Support, gibt es in der Regel eine Verwischung der Semantik. Folglich kann die Bedeutung eines „kontaktierten Blei“ oder einer „veralteten Gelegenheit“ davon abhängen, wann es eingegeben wurde. Berichte, die versuchen, Leistung im Laufe der Zeit zu vergleichen, können bedeutungslose oder sogar endgültige Lügen sein.

Letzten Monat haben wir ein 11-Punkt-Audit für die Metadaten in einem Salesforce.com-System (SFDC) empfohlen. Jetzt ist es Zeit, die Daten zu sehen, um zu erkennen, welche Teile des Systems werden Junk statt Informationen enthalten.

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Hier sind einige schnelle Metriken, die wir beim ersten Evaluieren einer SFDC-Datenbank für ihre Vollständigkeit, Qualität und Treue verwenden. Es ist nicht so, dass jeder von ihnen selbst eine Explosion ist, die bereit ist, zu geschehen, aber jeder trägt zur technischen Verschuldung und den eventuellen Korruptionsüberraschungen bei. Also hier, in keiner bestimmten Reihenfolge, sind einige Faustregeln, die wir in einer SFDC-Instanz aussehen und warum sie von Bedeutung sind:

  • Nicht mehr als 5 Prozent der Datensätze eines Objekts sind im Besitz eines inaktiven Eigentümer. In SFDC kann ein Datensatz nur einen wahren Besitzer haben und wenn es die falsche Person ist, kann die richtige Person es nicht sehen oder bearbeiten. Außerdem können Datensätze, die im Besitz von inaktiven Benutzern sind, alle Arten von fehlerhaften Datenberechtigungsfehlern auslösen.
  • Mindestens 90 Prozent der Leads und Kontakte, die als „gültig“ gekennzeichnet sind, haben einige Kontaktinformationen, die gültig aussehen. In den meisten Fällen wird dies nur E-Mail oder Telefon sein, aber Sie sollten in die Berechnung der Personen, die nur eine Schnecke-Mail-Adresse oder LinkedIn / Facebook-ID.
  • Mindestens 98 Prozent der „gültigen“ Kontakte sollten das Konto-Feld ausgefüllt haben. Warum? Da das Konto, ohne ein Konto zu spezifizieren, die Kontakte als „privat“ kategorisiert und niemand außer dem ursprünglichen Schöpfer sogar sie sehen kann. Dies verursacht Code-und User-Erfahrung Fehler, die so leicht vermieden werden können. Erstellen Sie ein Konto mit dem Namen „### UNKNOWN – DO NOT DELETE ###“ und markieren Sie alle privaten Kontakte im System mit diesem Kontonamen. Nachdem diese Kontakte sichtbar sind, können die Benutzer die Datenbereinigung rechtzeitig durchführen.
  • Alle Objekte, die Datensatztypen deklarieren, sollten keine Datensätze ohne den belegten Datensatztyp haben. Diese Situation tritt auf, wenn Satztypen aktiviert werden, nachdem das System bereitgestellt wurde, sodass historische Daten den neu erforderlichen Satztyp leer haben. Dies verursacht viele Schlupflöcher und Trapdoors für Workflows, Validierungsregeln und Code … und leider wird die System-Benutzeroberfläche nicht erzwingen, Population des Datensatztyps auf Datensatzbearbeitungen. Also, reinigen Sie diese mit Administrations-Tools.
  • Weniger als 10 Prozent der Chancen und Fälle sind überfällig. Während dies sollte wirklich 0 Prozent, können Sie nicht erwarten Perfektion zu allen Zeiten. Das heißt, überfällige (nach dem nahen oder resolve-by SLA Datum) Datensätze sind wichtige Indikatoren für Prozess-und Menschen Probleme, so dass Sie sicherstellen möchten, dass die Daten in diesen Bereichen sauber ist. In der Regel möchten Sie einen neuen Status-Auswahllistenwert erstellen (nach der Zeile „closed-timeout“) und alle überfälligen Datensätze auf diesen Wert setzen. Prüfen Sie, ob Ihre Vertriebs- und Support-Geschäftsprozesse nicht sinnvoll „überfällig“ sind. Selten, aber es kann passieren.
  • Weniger als 5 Prozent der Chancen und 10 Prozent der Fälle sind „insta-close“ (erstellt und in den geschlossenen Status am selben Tag verschoben). Diese Aufzeichnungen deuten darauf hin, dass einige der Nutzer Opportunities nicht korrekt verwenden (oder das System spielen), oder dass sie vorzeitig geschlossene Fälle sind, die nicht tatsächlich gelöst sind.
  • Weniger als 5 Prozent der Aufgaben / Veranstaltungen / Aktivitäten sind seit mehr als einem Jahr „offen“. Es gibt nichts falsch mit dem Verwenden von Aufgaben, um Benutzer von Aktionselementen zu erinnern, aber wenn es eine Tonne von ihnen gibt, die überfällig sind, werden alle Berichte oder Warnungen, die auf diesen Datensätzen basieren, zu einer Quelle des Rauschens.
  • Weniger als 10 Prozent der geschlossenen Chancen haben keine zugehörigen Aktivitätsdatensätze. Dies ist ein klarer Hinweis auf Informationen-Verstecken durch den Vertriebsmitarbeiter und ist ein Missbrauch des Systems.
  • Weniger als 25 Prozent aller Opportunities haben keine Aktualisierungen (d. H. Der Zeitstempel erstellen ist derselbe wie der Aktualisierter / Modifizierter Zeitstempel). Ditto die Informationen zu verstecken und Missbrauch Beobachtung oben.
  • Mindestens 90 Prozent Ihrer aktiven Benutzer haben sich im letzten Monat angemeldet.
  • Mindestens 75 Prozent Ihrer aktiven Benutzer haben während des letzten Monats einen Datensatz erstellt oder aktualisiert.
  • Nicht mehr als sechs aktive Benutzer haben volle AdministratorrechteIm System. Dies ist ein „Datenproblem“, das auf schwere Metadaten und Probleme der Systemverwaltung hinweist. Verwenden Sie delegierte Berechtigung und neue Profile, um die Befugnisse der administrativen Benutzer zu schneiden, insbesondere diejenigen, die nicht für die IT arbeiten.
  • Das Gesamtsystem hat mindestens 10 Prozent freie Kapazität für Daten und Dateien. Dies kann eine echte Herausforderung sein, wenn Sie ein Marketing-Automatisierungssystem in SFDC integriert haben, da die E-Mails und Ereignisdatensätze, die automatisch generiert werden, wirklich erstaunlich werden können.

Ihre Laufleistung kann variieren

Je nach Zielmarkt Ihres Unternehmens, Verkaufsmodell und Verkaufszyklus gibt es ein Dutzend anderer Metriken zu untersuchen, aber es gibt keine festen „zulässig Prozentsatz „. Vergleichen Sie geschlossene verlorene, geschlossene und noch offene Abschlüsse für Transaktionsvolumen, Anzahl der Tage in der Pipeline, Anzahl der Tage im aktuellen Stadium und Anzahl der Deals mit einem Wert von $ 0 oder gar keine Produkte.

Schauen Sie sorgfältig auf jedes Geschäft, das mehr als 5 Prozent des Gesamtumsatzes des Unternehmens für das Jahr darstellt. Wenn Sie Prognosen verwenden, untersuchen Sie die Prognosetabelle, um die Teilnahmequoten, Revisionen und Genauigkeitstrends zu bewerten. Bewerten Sie Ihre Case-Pipeline durch „Support Level“, um Engpässe und ungeschickte Handoffs zu identifizieren.

Diese Geschichte, „13 Tipps für die Verwaltung der Daten in Salesforce.com“ wurde ursprünglich von CIO veröffentlicht.

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