10 versteckte Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werden

10 versteckte Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werden

Wenn Sie Outlook verwenden, wissen Sie bereits, dass es ein nützliches Programm zum Verwalten Ihrer E-Mails ist und viele tolle Funktionen enthält. Heute werden wir Ihnen einige weniger bekannte Outlook-Funktionen vorstellen, die Ihren Arbeitsablauf verbessern könnten.

1. Ändern der Zeilenanzahl in Nachrichtenvorschauen

10 versteckte Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werden

In der Liste der E-Mail-Nachrichten zeigt Outlook eine Vorschau jeder Nachricht an. Dies umfasst den Absender und die Betreffzeile in der ersten Zeile und dann eine Zeile aus dem E-Mail-Nachrichtentext darunter.

Sie können die Anzahl der Zeilen in der Nachricht ändern, die in der Nachrichtenliste angezeigt wird.

Wechseln Sie zum Tab Anzeigen und klicken Sie auf die Schaltfläche Nachrichtenvorschau . Wählen Sie dann 1 Zeile (Standard), 2 Zeilen oder 3 Zeilen . Oder wählen Sie Aus , wenn Sie nicht möchten, dass eine der E-Mail-Nachrichten in der Liste angezeigt wird.

Sie werden gefragt, ob Sie diese Einstellung nur auf Dieser Ordner oder Alle Postfächer anwenden möchten.

Die Anzahl der ausgewählten Zeilen enthält nicht die Absender- und Betreffzeile. Wenn Sie also 2 Zeilen auswählen, sehen Sie insgesamt drei Zeilen: Absender und Betreff in der ersten Zeile und dann zwei Zeilen des darunter liegenden E-Mail-Nachrichtentexts.

2. Wählen Sie, welcher Ordner auf Outlook angezeigt wird Starten

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Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook haben, können Sie auswählen, welcher E-Mail-Konto-Posteingang standardmäßig angezeigt werden soll wenn Sie Outlook öffnen. Oder Sie können einen anderen Ordner neben dem Ordner „Inbox“ auswählen, wenn Sie möchten.

Gehe zu Datei > Optionen und klicken Sie im linken Bereich des Dialogfelds Outlook-Optionen auf Erweitert .

Klicken Sie im Abschnitt Outlook starten und beenden auf Durchsuchen . Suchen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen nach dem gewünschten Konto und wählen Sie den Posteingang oder einen anderen Ordner, in dem Sie Outlook starten möchten.

Wir haben festgestellt, dass diese Einstellung nicht immer gilt Stock. Lassen Sie uns in den Kommentaren wissen, ob es für Sie funktioniert hat.

3. Erstellen Sie einen Suchordner

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Wenn Sie häufig nach denselben Wörtern und Sätzen in Outlook suchen, können Sie einen virtuellen Suchordner 6 Best Practices einrichten für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows 6 Best Practices für Outlook zur Steigerung Ihres Workflows Wenn Sie viel Zeit mit Outlook verbringen, sollten Sie Ihren Workflow untersuchen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail für Sie funktioniert und sparen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben. Lesen Sie weiter, um eine Liste aller Elemente anzuzeigen, die bestimmten Suchkriterien entsprechen. Outlook bietet einige Vorlagen für Suchordner oder Sie können eigene Vorlagen erstellen.

Beispielsweise zeigt der Suchordner Ungelesene E-Mails alle ungelesenen E-Mails in einem Ordner an, auch wenn sie sich in verschiedenen Ordnern in Ihrem E-Mail-Konto befinden. Die Nachrichten werden nicht in den Suchordner verschoben, sie werden nur dort angezeigt. Die ursprünglichen Nachrichten verbleiben in ihren jeweiligen Ordnern.

Um einen neuen Suchordner zu erstellen, klicken Sie im Neuen Bereich des Ordners Neuer Suchordner / strong> Registerkarte. Wählen Sie eine vorgefertigte Suchordnervorlage aus der Liste aus oder wählen Sie unter Benutzerdefiniert am unteren Ende der Liste Einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen aus.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Neuer Suchordner auf Auswählen .

Geben Sie dann im Dialogfeld Benutzerdefinierter Suchordner einen Name für den Suchordner ein. Klicken Sie auf Kriterien und geben Sie die Details der Suche im Dialogfeld Suchordnerkriterien an.

Wenn dies für Sie nicht funktioniert, haben wir einige Methoden, die Sie verwenden können Fix   Outlook-Suche So reparieren Sie die Outlook-Suche, wenn es nicht ordnungsgemäß funktioniert So beheben Sie die Outlook-Suche, wenn es nicht ordnungsgemäß funktioniert Haben Sie jemals einen Outlook-Suchfehler erlebt? Wenn Ihre Outlook-Suche nicht funktioniert, keine Panik. Arbeiten Sie sich durch diese Schritte zur Fehlerbehebung. Weiterlesen .

4. Bereinigen eines Ordners

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Outlook Die Funktion „Ordner bereinigen“ entfernt redundante Nachrichten in einem Thread oder Ordner. Redundante Nachrichten sind vorherige Nachrichten in einem Thread, der auch in den Antworten zitiert wird. Lange E-Mail-Threads könnten mehrere Kopien früherer Nachrichten enthalten, die in jeder Antwort zitiert werden.

Der Befehl Ordner bereinigen verschiebt die redundanten Nachrichten im ausgewählten Ordner und seinen Unterordnern auf Löschend Elemente Ordner standardmäßig.

Um diesen Befehl zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den Sie bereinigen möchten, und wählen Sie Ordner bereinigen .

Sie können die Optionen für den Befehl Ordner bereinigen festlegen, indem Sie zu Datei > Optionen > Post > Konversation aufräumen . Wählen Sie den Ordner aus, in den die bereinigten Elemente verschoben werden sollen, und aktivieren oder deaktivieren Sie alle anderen Bereinigungsoptionen, die Sie möchten.

5. Senden Sie eine E-Mail an ein zukünftiges Datum

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Manchmal müssen Sie eine E-Mail schreiben, aber nicht bis zu einem späteren Zeitpunkt senden. Outlook-Funktion „Delayed Delivery“ 10 Tipps zum Optimieren von Outlook 10 Tipps zum Optimieren von Outlook Nutzen Sie Outlook optimal? Werden Sie ein Outlook-Meister mit unserer Auswahl weniger bekannter Tipps und Tricks und beobachten Sie, wie Ihre Produktivität steigt. Read More ermöglicht es Ihnen, dies einfach zu tun.

Schreiben Sie zuerst Ihre neue E-Mail oder antworten Sie auf eine E-Mail. Klicken Sie dann im Abschnitt Weitere Optionen auf der Registerkarte Optionen im Nachrichtenfenster auf Zustellung verzögern .

Aktivieren Sie unter Zustellungsoptionen das Kontrollkästchen Keine Zustellung vor und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.

Wählen Sie weitere gewünschte Optionen und klicken Sie auf Schließen .

Outlook speichert geplante E-Mail-Nachrichten in Ihrem Postausgang , bis sie gesendet werden, wenn sie in den Ordner Gesendet verschoben werden.

Wenn Sie Ihre Meinung ändern und die verzögerte Zustellung stornieren oder sie auf ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit ändern möchten, rufen Sie Ihren Postausgang auf und öffnen Sie die E-Mail-Nachricht. Klicken Sie erneut auf der Registerkarte Optionen auf Auslieferung verzögern und ändern Sie das Datum und die Uhrzeit für die Option Keine Zustellung vor oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die verzögerte Zustellung zu deaktivieren .

6. Verwenden Sie Quick Steps

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Der Abschnitt Quick Steps der Registerkarte Startseite in Outlook bietet Ein-Klick-Zugriff auf allgemeine Aktionen. Microsoft bietet einige erste Quick Steps, mit denen Sie beginnen können, aber Sie können auch eigene erstellen.

Um einen benutzerdefinierten Quick Step zu erstellen, klicken Sie im Abschnitt Quick Steps auf Neu erstellen . Klicken Sie im Dialogfeld Schnellschritt bearbeiten auf Name .

Wählen Sie dann eine Aktion aus der Dropdown-Liste und klicken Sie auf Aktion hinzufügen . Fügen Sie im selben Quick Step weitere Aktionen hinzu, die Sie ausführen möchten, und klicken Sie nach jeder Aktion auf Aktion hinzufügen .

Sie können z. B. einen schnellen Schritt einrichten, um ausgewählte E-Mail-Nachrichten als gelesen zu markieren und sie dann in einen bestimmten Ordner zu verschieben.

7. Öffnen Sie mehrere Outlook-Fenster

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Wenn Sie Outlook für E-Mail, Planung und Aufgaben verwenden, möchten Sie möglicherweise mehrere Outlook-Fenster öffnen. Dadurch können Sie Ihre E-Mails, Kalender und Aufgaben gleichzeitig anzeigen, anstatt die Navigationsschaltflächen zu verwenden, um weiterhin zwischen den Ansichten zu wechseln.

Um ein anderes Outlook-Fenster zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste und wählen Sie Outlook 2016 . Positioniere die Fenster wie du willst.

Wenn Sie Outlook schließen, gehen Sie zu Datei > Beenden Sie an einem der geöffneten Fenster. Klicken Sie nicht auf das X in der oberen rechten Ecke eines der Fenster. Outlook wird das nächste Mal mit der gleichen Anzahl von Fenstern und in derselben Position geöffnet, in der sie sich befanden, als Sie Outlook verließen.

8. Erstellen und Verwalten von Regeln

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Sie können nicht immer gerne nach Regeln spielen, aber Regeln in Outlook Lassen Sie Outlook-Regeln Ihren E-Mail-Posteingang verwalten Lassen Sie Outlook-Regeln Verwalten Sie Ihre E-Mail-Posteingang Clevere Benachrichtigungen und Filter können Ihnen helfen, den Überblick über Ihre E-Mail-Posteingang zu behalten. Outlook Desktop und Outlook.com bieten eine Funktion namens „Regeln“ und wir zeigen Ihnen, wie Sie es einrichten. Read More kann sehr nützlich sein. Sie ermöglichen es Ihnen, bestimmte Ereignisse basierend auf den auftretenden Aktionen automatisch festzulegen.

Sie können beispielsweise Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile oder von einer bestimmten Person in einen Ordner verschieben und die Nachrichten gleichzeitig als gelesen markieren. Sie können eine Regel erstellen, um alle diese Vorgänge gleichzeitig auszuführen, während Sie Nachrichten empfangen.

Um Regeln zu erstellen oder zu verwalten, klicken Sie im Abschnitt Verschieben auf der Registerkarte Startseite auf Regeln und wählen Sie Verwalten aus Regeln & Benachrichtigungen Im Dialogfeld Regeln und Warnungen können Sie Regeln erstellen, ändern und manuell ausführen.

Klicken Sie auf Neue Regel , um eine Regel zu erstellen, und befolgen Sie dann die Schritte im Regelassistenten .

Eine Funktion, die in Outlook fehlt, ist die Fähigkeit, automatisch zu arbeiteny BCC sich auf E-Mails. Sie können diese Einschränkung jedoch umgehen, indem Sie Regeln verwenden. So können Sie sich in Outlook und Gmail automatisch CC oder BCC erstellen So können Sie sich in Outlook und Gmail automatisch CC oder BCC erstellen Wenn Sie sich in E-Mails selbst CCB oder BCC schreiben, können Sie sich an wichtige E-Mails erinnern. Weiterlesen .

9. Ändern Sie Ihren Kontoname

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Wenn Sie ein E-Mail-Konto zu Outlook hinzufügen, ist der Standardname für das Konto Ihre E-Mail-Adresse, die in der angezeigt wird linker Bereich Sie können jedoch den Kontonamen in einen aussagekräftigeren Namen ändern, mit dem das von Ihnen gewünschte Konto schneller gefunden werden kann. Hilfreich, wenn Sie in Outlook viele E-Mail-Konten haben.

Um einen Kontonamen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den aktuellen Kontonamen im linken Bereich (nicht auf den Posteingang des Kontos) und wählen Sie Kontoeigenschaften . Oder gehen Sie zu Datei > Info (der Bildschirm Kontoinformationen ).

Gehe dann zu Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen und stellen Sie sicher, dass die Registerkarte E-Mail im Dialogfeld Kontoeinstellungen aktiviert ist. Es sollte standardmäßig sein.

Wählen Sie das Konto in der Liste aus, für das Sie den Namen ändern möchten (falls es noch nicht ausgewählt ist), und klicken Sie dann auf Ändern .

Ändern Sie den Kontoname unter Allgemeine Einstellungen im Dialogfeld Kontoeinstellungen . Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig .

10. Verwenden von Outlook-Befehlszeilenoptionen

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Outlook bietet Befehlszeilenschalter, mit denen Sie verschiedene Vorgänge ausführen können. Wenn Sie lieber die Tastatur als die Maus verwenden, können Sie die Vorgänge in Outlook mit den Befehlszeilenschaltern beschleunigen. Sie können Ihnen auch bei der Problembehandlung in Outlook helfen.

Wir haben 25 Outlook 2016 Befehlszeilenschalter abgedeckt 25 Outlook 2016 Befehlszeilenschalter Sie müssen wissen 25 Outlook 2016 Befehlszeilenschalter Sie müssen wissen Sie können mehr aus Outlook herausholen, indem Sie lernen, wie man Befehle verwendet Leitungsschalter. Lesen Sie mehr, was Sie wissen sollten.

Sie können beispielsweise eine neue E-Mail-Nachricht mit einem Empfänger erstellen, indem Sie das Dialogfeld Ausführen ( Windows-Taste + R ) öffnen und Folgendes eingeben Befehl im Feld Öffnen und ersetzen Sie die E-Mail-Adresse durch die Adresse Ihres Empfängers.

 outlook.exe / c ipm.note / m thedoctor@thetardis.com 

Tools, um Outlook noch nützlicher zu machen

Wenn all die großartigen Funktionen in Outlook , auch die weniger bekannten, sind nicht genug für Sie, wir haben einige nützliche Outlook-Tools von Drittanbietern behandelt, die Funktionalität zu Outlook hinzufügen oder vorhandene Funktionen verbessern.

Vergessen Sie auch nicht, dass es neben den großartigen Funktionen viele Outlook-Verknüpfungen gibt, mit denen Sie Zeit sparen können. Die wesentliche Liste der Microsoft Outlook-Tastaturkürzel Die wichtigste Liste der Microsoft Outlook-Tastaturkürzel Die nützlichsten und wichtigsten Tastaturkürzel in Microsoft Outlook zu kennen. Weiterlesen .

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